O que mais gosto na Melhoria contínua é que ela é universal e até mesmo gratuita! Não importa o tamanho da sua empresa, o nicho ou a idade dos seus processos, é possível implementar melhoria contínua em tudo!

Além disso, por mais que possamos impulsioná-la com alguns recursos, podemos começar a melhorar as coisas do zero, sem gasto algum. Uma mudança simples no layout, uma nova forma de executar o processo, uma troca de materiais. Alterações simples que podem trazer resultados inimagináveis. Se pudermos investir um pouco então (R$), o universo é o limite!

Isso sem contar com a infinidade de ferramentas que podem nos ajudar a organizar as coisas e, assim, melhorar de forma mais natural. A Melhoria contínua não é apenas um termo empresarial bonito, mas a prova de que podemos até mesmo sair do zero e alcançar resultados superiores.

Por isso, hoje, vamos falar sobre esse assunto vital, explicando o que ela realmente significa, quais seus princípios, métodos que a impulsionam e como aplicá-la na prática. Esse é mais um daqueles assuntos que são fundamentais para as organizações, mas que também têm potencial para mudar a vida individual das pessoas.

Digo isso sem demagogia ou falso moralismo, pois minha vida mudou completamente depois que passei a vivê-la com foco em melhorar pouco a pouco as coisas. E aprender Melhoria contínua foi fundamental nesse processo. Então, dito isso, vem comigo! 🤘🏻😉

O que é Melhoria Contínua?

Falando de forma mais técnica, a Melhoria Contínua é uma prática estratégica e planejada que visa aumentar a eficiência dos processos e a satisfação dos clientes de forma constante. Bem como, se recorremos às ISO 9000 (nosso “Dicionário da Qualidade”), descobrimos que ela significa “atividade recorrente para aumentar o desempenho” (3.3.2). Assim, esse conceito é fundamental para a excelência operacional!

Além disso, ela é um dos pilares de normas como a ISO 9001:2015. No requisito 10.3 Melhoria contínua da norma (e também da própria Estrutura Harmonizada ISO), exige-se que as organizações integrem Melhoria contínua em seus processos. Assim, para certificar-se, é preciso torná-la componente permanente do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Isso garante que a empresa não apenas mantenha, mas também eleve continuamente os padrões de qualidade.

Agora, falando de forma mais simples e próxima da gente, Melhoria contínua é o esforço que fazemos para ser um pouquinho melhores a cada dia. Ela é famosa e se faz presente em frases que conhecemos bem, tais como:

• “Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!”, ou;
• “Se melhorarmos 1% todo dia, seremos 365% melhores no final do ano”.

O importante, aqui, é garantir evolução contínua, e não um esgotamento da capacidade de melhorar. Para mim, a mágica disso tudo é que cada melhoria se soma à anterior, ganhando força e intensificando-se ao que fizemos antes. Assim, ela não começa nem morre na melhoria em si, mas cresce a cada atividade que executamos.

Por que a Melhoria contínua é tão importante?

A Melhoria contínua parte da premissa básica de que resolver tudo de uma vez é, digamos, complicado. Em alguns casos, inclusive, pode até mesmo ser impossível resolver todos os problemas de um processo de uma única vez.

Imagine, por exemplo, alterar um processo com diversas etapas e milhares de colaboradores envolvidos em sua execução. Ou então substituir as ferramentas e matérias-primas sem ter certeza de como elas desempenharão. Tudo isso pode ser um fator complicante que podemos amenizar implementando melhorias graduais.

Indo além, mesmo que seja possível mudar tudo de uma vez, ainda assim precisaremos continuar melhorando. Isso ocorre porque os processos são vivos, e vão sofrer alterações ao longo do tempo. Bem como, as próprias melhorias que implementamos podem “melhorar uma coisa, mas piorar outra”. Assim, a necessidade de melhoria segue e precisa continuar como foco!

Dessa forma, a Melhoria contínua possibilita resolver erros, eliminar falhas, reduzir retrabalhos e desperdícios. Entretanto, ela vai além, fazendo com que seja possível otimizar aspectos que nem mesmo entendíamos como erro ou problema. Ela consiste, portanto, em uma forma completa de agir, funcionando tanto de forma reativa (resolvendo problemas, por exemplo) quanto proativa (impedindo erros antes mesmo de eles acontecerem).

A Melhoria contínua, portanto, é uma maneira inteligente de evoluir sem pôr em risco o que já conquistamos. Ela nos leva além, fazendo com que processos caóticos tornem-se limpos e eficientes. Assim, aos poucos, mesmo o pior dos cenários pode se tornar um ambiente de busca pela excelência!

História da melhoria e evolução nas indústrias

Adoro pensar sobre a história das ferramentas de gestão. Muitas delas são recentes, surgindo a pouco mais de 100 anos, por exemplo. Com a Melhoria contínua (técnica estruturada), não é muito diferente, afinal ela caminha junto com a própria História da Qualidade.

Entretanto, antes de falar disso, há de se fazer uma ressalva: a Melhoria contínua é uma capacidade humana, perseguida e praticada por nós desde sempre. Milênios atrás, nós:

• dominamos o fogo para iluminar e cozinhar;
• desenvolvemos ferramentas para melhorar nossa capacidade de caça;
• criamos moradias para melhorar nossas condições de sobrevivência;
• aprendemos agricultura para cultivar nosso alimento;
• criamos máquinas para servir aos nossos dias;
• etc e por aí vai!

Assim, não existe nascimento para a Melhoria contínua ou, no máximo, ela nasceu junto com a nossa capacidade de pensar.

No entanto, tal qual a conhecemos hoje, podemos dizer que ela surgiu junto com a Revolução Industrial. Afinal, a partir do crescimento fabril, cresceu também nossa vontade de melhorar processos, criar mais e ter melhor performance.

De forma mais acadêmica, registrada e estruturada, podemos recorrer mais tarde aos ensinamentos de Walter A. Shewhart, Edwards Deming e Joseph M. Juran. Sim, os Gurus da Qualidade foram os primeiros a focar em implementar melhorias após melhorias. A partir deles, chegamos ao primeiro movimento de melhoria contínua da história: o Kaizen!

Kaizen: o primeiro capítulo da Melhoria contínua Moderna

O boom industrial da Segunda Guerra Mundial só alcançou seu auge mais tarde, fruto da aplicação de diversas técnicas de melhoria. Nesse contexto, misto de destruição e reconstrução, surgiu um dos conceitos mais conhecidos relacionados à melhoria contínua: o Kaizen.

A metodologia ganhou popularidade nas empresas japonesas a partir da década de 1950. Podemos traduzir Kaizen como “mudança para melhor” ou até mesmo “melhoria contínua”. Sua maior revolução foi que ele defende pequenas melhorias, mas realizadas de forma frequente, contínua e eterna.

Além disso, a metodologia pregava que qualquer colaborador pode gerar resultados extraordinários ao longo do tempo, desde que continue implementando mudanças. Assim, devido a sua eficácia e facilidade de implementação, o Kaizen se tornou um método mundial, adotado não só por empresas, como filosofia de vida pessoal!

Os Princípios da Melhoria contínua

De forma geral, os Princípios da Melhoria contínua se confundem e se entrelaçam com os próprios Princípios da Qualidade. Isso porque a melhoria é, por si só, uma força motriz em qualquer bom Sistema de Gestão da Qualidade. No entanto, alguns aspectos podem ser levados em consideração, bora ver?

1. Foco no cliente: toda melhoria deve, direta ou indiretamente, gerar valor para o cliente (seja interno ou externo);
2. Decisões baseadas em fatos e dados: boas melhorias dependem da análise de informações confiáveis, auditorias, indicadores de desempenho, evidências objetivas e observação dos processos;
3. Engajamento dos colaboradores: a melhoria não é responsabilidade exclusiva da qualidade ou liderança, mas de TODOS que fazem parte da organização;
4. Orientação para processos: o foco da melhoria é melhorar os processos, otimizando-os ou removendo falhas e problemas;
5. Melhoria baseada em pequenos passos: não importa o quão grandes ou pequenas as melhorias são, o importante é executá-las constante e consistentemente. Um pequeno passo é melhor do que permanecer parado;
6. Prevenção em vez de correção: devemos focar em corrigir erros antes mesmo que eles aconteçam, assim a prevenção deve ser mais eficaz que a inspeção;
7. Cultura de Melhoria contínua e aprendizado: devemos compreender que a melhoria é infinita, otimizando processos, aprendendo com nossos erros e evitando novos problemas.

Uma empresa que cultiva os princípios acima melhora mais naturalmente, fazendo da melhoria um estilo de execução. Entretanto, programas focados em melhoria ajudam a estruturar o processo e, assim, incentivá-lo dentro das organizações.

Metodologias para implementar Melhoria contínua na prática

Criar programas estruturados é a forma mais prática de alcançar (e manter) a Melhoria contínua na sua empresa. Existem diversas ferramentas e metodologias e, em geral, elas atuam de forma cíclica, aproveitando as informações coletadas em um ciclo para inovar, otimizar e corrigir no próximo.

Nenhuma metodologia é uma regra universal, assim como o contexto da sua empresa vai influenciar totalmente na escolha. Além disso, é possível criar um método próprio ou até mesmo misturar aspectos de diversas metodologias. Assim como é possível ir mudando a metodologia e as ferramentas utilizadas ao longo do tempo.

De qualquer forma, estruturar a melhoria em um processo ou técnica pode ser muito útil. Isso nos ajuda a entender o que fazemos e criar gatilhos para otimizar processos ou corrigir falhas. Abaixo, vou listar as 4 mais conhecidas e utilizadas, uma delas pode se encaixar legal na sua empresa. E no pior dos cenários, elas são um ótimo começo para aprender e aplicar Melhoria contínua! 

PDCA: Planejar, Executar, Verificar e Agir

O PDCA é a metodologia de melhoria mais famosa do universo quando o assunto é melhoria contínua. Ele é a base das normas ISO, assim como foi uma das primeiras técnicas amplamente fomentadas na Gestão da Qualidade. Mais tarde, diversas técnicas surgiram com base nele, tal qual o APQP ou o MASP.

A mágica por trás do PDCA é que ele é simples, eficiente e extremamente eficaz. Ou seja, ele não só gera ciclos de melhoria como também é relativamente fácil de aplicar. E isso se deve à sua estrutura fixa de etapas. De modo resumido, são elas:

• P (Plan): primeiro, planejamos o que queremos mudar, ou analisamos os dados e erros que precisamos eliminar;
• D (Do): depois, executamos a mudança ou melhoria com foco no que planejamos;
• C (Check): para garantir que tivemos sucesso, fazemos uma checagem de resultados;
• A (Act): por fim, padronizamos o que deu certo, levando as melhorias, mudanças ou resoluções de problemas para outros processos. (Caso a melhoria ou mudança não de certo, voltamos para o Plan).

O PDCA é a base geral da gestão da Qualidade, tanto que temos um super GUIA completo sobre ele. Clique aqui se quiser lê-lo!

Kaizen: um PDCA com esteroides

Já falei sobre o Kaizen anteriormente, porém agora gostaria de falar um pouco mais de suas etapas. Separei-o porque antes falei de sua origem e filosofia, agora o entenderemos mais como ferramenta.

O Kaizen tem um foco maior em encontrar, implementar e entender melhorias (diferente do PDCA que pode ser usado para organizar processos, resolver problemas e para otimizações). Isso faz com que o Kaizen possa ser usado em situações mais simples, estimulando melhoria contínua na empresa como um todo.

Para isso, a metodologia utiliza etapas similares a do PDCA, mas com mais foco em oportunidades de melhoria. Vejamos como cada etapa funciona:

1. Identificação de oportunidades: em um primeiro momento, definimos qual atividade, etapa ou processo queremos melhorar;
2. Mapeamento do estado atual: depois, mapeamos o que foi escolhido com o intuito de entender a situação atual do foco de melhoria;
3. Desenvolvimento de solução: a ideia agora é propor uma mudança pequena, simples, barata e reversível (que não causa grandes estragos em caso de falha);
4. Implementação: executamos a mudança, colocando assim a melhoria em prática;
5. Monitoramento e medição: medimos os resultados da mudança com o intuito de saber se ela deu certo;
6. Padronização: se obtivermos sucesso, adotamos a mudança como o novo padrão e, se possível, a implementamos em outros processos;
7. Reinício do ciclo: agora, voltamos a etapa 2 (ou 1 se quisermos escolher outro processo, atividade ou etapa) para identificar a próxima melhoria.

Lean Manufacturing: fazendo mais com menos

O Lean Manufacturing nasceu na Toyota, logo após a Segunda Grande Guerra. Lean, no inglês, significa “enxuto”, ou seja, algo direto, conciso, objetivo e sem detalhes. Para o Lean, devemos eliminar tudo aquilo que não gera valor para o cliente, focando em uma produção mais barata e sem desperdícios.

Para isso, o Lean se baseia em alguns Pilares fundamentais:

1. Identificação do que o cliente entende como valor (value);
2. Mapeamento do fluxo de valor (value stream);
3. Criação do fluxo contínuo (flow): garanta que as etapas de produção e processos fluam sem interrupções ou gargalos.
4. Sistema de produção puxada pela demanda (pull) – produz-se apenas o que foi demandado;
5. Busca continua pela perfeição (perfection): busque a melhoria contínua (Kaizen) para eliminar perdas de forma permanente. 

Além disso, outro conceito cristalizado no Lean é a busca incessante por ELIMINAR os chamados Os 8 Desperdícios do Lean (também chamados Muda, palavra japonesa que significa desperdício ou inutilidade. Os 8 são:

1. Superprodução;
2. Espera (tempo ocioso entre processos);
3. Transporte desnecessário de materiais ou ferramentas;
4. Excesso de processamento;
5. Estoques em excesso;
6. Movimentação desnecessária de pessoas;
7. Defeitos e retrabalho;
8. Talentos e conhecimentos não utilizados.

Todos estes aspectos, se trabalhados corretamente, ajudam a criar uma corrente contínua de melhorias. Essa corrente não só promove otimizações como ajuda a puxar (pull) cada vez mais mudanças, alterações e correções.

Six Sigma: aumentando a estabilidade, reduzindo os erros

Enquanto o Lean se preocupa em reduzir desperdícios, o Six Sigma tem como foco reduzir ao máximo a variabilidade dos processos e reduzir erros. Sigma, inclusive, é a letra grega que usamos na estatística para representar variabilidade. Já o “Six” tem a ver com a quantidade de defeitos por milhão (DPM) de peça produzida:

• 1 Sigma – 690.000 defeitos por milhão;
• 2 Sigma – 308.000 defeitos por milhão;
• 3 Sigma – 66.800 defeitos por milhão;
• 4 Sigma – 6.200 defeitos por milhão;
• 5 Sigma – 233 defeitos por milhão;
• 6 Sigma – 3,4 defeitos por milhão.

Perceba que o nível Six Sigma (6) corresponde a um processo com altíssimo grau de excelência!

Há toda uma questão de desvios padrão, mas não quero entrar neste assunto para não complicar as coisas. De qualquer forma, o nível 4, por exemplo, representa uma produção com apenas 0.62% de erros, o que já seria um número muito bom. Já o Six (6) representa uma produção com 99,99966% de perfeição, ou seja, impressionante! 😅

Quanto a estrutura, o Six Sigma trabalha com a metodologia DMAIC, uma espécie de misto entre PDCA e Kaizen, veja só:

• Define (Definir): determinar qual erro será eliminado;
• Measure (Medir): coletar dados para entender o estado atual do processo;
• Analyze (Analisar): investigar por que o problema acontece, quais suas causas;
• Improve (Melhorar): testar, desenvolver e implementar soluções que eliminem as causas e, assim, os defeitos;
• Control (Controlar): monitorar continuamente os processos para assegurar que o novo padrão continue no longo prazo.

Outras FERRAMENTAS ÚTEIS (ou até fundamentais)

A Melhoria contínua não é uma fórmula mágica ou pronta, ela é feita com muita ação, execução e adaptação. Isso porque não existem apenas as metodologias que apresentei acima, bem como elas podem não ser as mais adequadas para a sua empresa. Um exemplo bom é o Lean Six Sigma, que nada mais é do que a união de duas metodologias para buscar um desempenho superior.

Da mesma forma, existem diversas ferramentas que podem ajudar você a se manter em melhoria constante, por exemplo:

• 5S
• Benchmarking
• Kanban
• Total Quality Management (TQM)
• Poka-Yoke
• QCC (Círculos de Controle da Qualidade)
• BPM (Business Process Management)
• FMEA
• Balanced Scorecard (BSC)
• OKRs
• Auditorias Internas
• Matriz GUT
• Diagrama de Ishikawa
• A3 Thinking

(não as expliquei especificamente, mas temos um ULTRA-mega-SUPER-artigo com 41 FERRAMENTAS DA QUALIDADE, é nossa a Coletânea Definitiva dos Sistemas de Gestão! Vale a pena ler clicando aqui)

Entretanto, convenhamos, conhecer ferramentas é importante, mas a melhoria só acontece DE VERDADE quando as ações saem do papel, fazendo parte da rotina dos processos. Afinal, identificar problemas, tratar não conformidades, acompanhar indicadores, gerenciar riscos, executar auditorias e monitorar planos de ação exige muita disciplina.

O 8Quali é a ferramenta ideal para unir tudo isso! Nós reunimos em uma única plataforma tudo que você precisa para otimizar as coisas. Então, se a sua empresa quer tornar a melhoria contínua parte da cultura, nós podemos ajudar!

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SIC PARVIS MAGNA: a grandeza das pequenas mudanças diárias

Eu sei, a Melhoria contínua é um método com começo, meio e “fim”! Ela é uma técnica de gestão consagrada e uma obrigação nos processos de certificação. Entretanto, para mim, ela é INFINITAMENTE maior que isso. Afinal, para mim, Dave, ela é primeiro uma filosofia de vida, depois uma técnica. Quando a entendemos e incorporamos, nem mesmo precisamos de método para implementá-la.

Ela surge naturalmente em nossas atividades, processos e na vida como um todo! Não importa se estamos fazendo um macarrão para o almoço ou otimizando um processo de milhões, sempre encontraremos e implementaremos melhorias. (mas é claro que com método as mudanças serão maiores, melhores e mais rápidas 😅)

Outro “termo” que me lembra a Melhoria contínua é o SIC PARVIS MAGNA, uma famosa expressão em latim que significa “Grandeza em pequenos começos”. Não importa o quão grande ou pequena é a mudança, o importante é mudar para melhor. Desde que a levemos a sério, ela surtirá efeitos cada vez melhores, maiores e mais importantes.

No fim, é exatamente assim que a Melhoria Contínua transforma organizações e as pessoas: não por meio de revoluções giga-extra-super-megalomaníacas, mas pela soma de pequenas evoluções. Isoladamente, pequenas mudanças podem parecer insignificantes, mas acumuladas geram o extraordinário. Assim, o importante é começar e começar, aqui, é sinônimo de melhorar!

FAQ – Perguntas frequentes sobre Melhoria Contínua

O que é Melhoria Contínua?

Melhoria Contínua é uma abordagem de gestão baseada na busca constante por aperfeiçoamentos em processos, produtos, serviços e atividades. Seu objetivo é aumentar o desempenho, reduzir falhas e gerar mais valor para clientes e organizações.

Qual é o principal objetivo da Melhoria Contínua?

O principal objetivo é promover a evolução constante e permanente dos processos, eliminando desperdícios, reduzindo erros, aumentando a eficiência e melhorando a satisfação dos clientes.

O que é Kaizen?

Kaizen é uma filosofia japonesa baseada na realização de pequenas melhorias contínuas. Seu princípio central é que mudanças simples, realizadas regularmente, podem gerar grandes resultados ao longo do tempo.

O PDCA é uma ferramenta de Melhoria Contínua?

Sim. O PDCA é uma das metodologias mais utilizadas para promover a Melhoria Contínua do mundo. Ele é composto pelas etapas: Planejar (Plan), Executar (Do), Verificar (Check) e Agir (Act).

Quais são os benefícios da Melhoria Contínua para as empresas?

Entre os principais benefícios estão a redução de custos, eliminação de desperdícios, aumento da produtividade, melhoria da Qualidade, maior satisfação dos clientes e fortalecimento da competitividade.

Como implementar a Melhoria Contínua na prática?

A implementação pode começar pela análise dos processos existentes, identificação de oportunidades de melhoria, definição de metas, aplicação de metodologias como PDCA ou Kaizen e monitoramento constante dos resultados.

Quais metodologias são mais utilizadas na Melhoria Contínua?

As mais conhecidas são PDCA, Kaizen, Lean Manufacturing e Six Sigma. Cada uma possui características próprias, mas todas buscam aumentar a eficiência e promover melhorias constantes.

A Melhoria Contínua é um requisito da ISO 9001?

Sim. A ISO 9001:2015 exige que as organizações promovam a Melhoria Contínua da adequação, suficiência e eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade.

Qual a relação entre Melhoria Contínua e Qualidade?

A Melhoria Contínua é um dos pilares da Gestão da Qualidade. Ela ajuda as organizações a manterem seus padrões de desempenho e a buscarem níveis cada vez maiores de Excelência.

Quais ferramentas podem apoiar a Melhoria Contínua?

Ferramentas como 5S, Benchmarking, Kanban, FMEA, Matriz GUT, Diagrama de Ishikawa, Auditorias Internas e Indicadores de Desempenho são amplamente utilizadas para apoiar iniciativas de melhoria.

A Melhoria Contínua pode ser aplicada em pequenas empresas?

Sim. A Melhoria Contínua pode e deve ser aplicada em organizações de qualquer porte. Muitas melhorias exigem apenas observação, planejamento e disciplina, sem necessidade de grandes investimentos.

Como criar uma cultura de Melhoria Contínua?

Uma cultura de Melhoria Contínua é construída por meio do treinamento e engajamento das pessoas, incentivo à participação, análise constante dos processos, valorização das sugestões de melhoria e apoio da liderança.