Ahhhh, o PDCA, uma das ferramentas de gestão mais conhecidas e utilizadas de todos os tempos. Essa metodologia centenária já ajudou milhões de empresas ao redor do globo, seja organizando processos ou corrigindo problemas. Por isso, tanto em cursos de Gestão da Qualidade quanto em graduações universitárias, o PDCA tem lugar garantido!

Na ISO 9001, por exemplo, o PDCA é a ferramenta oficial que orienta a criação, manutenção e melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Essa é a única metodologia que, de fato, a norma sugere.

Além disso, tamanha sua importância, a 9001 traz uma explicação resumida sobre essa ferramenta na seção “0.3.2 Ciclo Plan-Do-Check-Act”. E há também um importante diagrama com os itens da norma e suas posições dentro do ciclo PDCA. (P.s.: esse diagrama só viu quem leu o prefácio e introdução da norma 😂)

Por estes, e outros motivos, podemos dizer que o Plan-Do-Check-Act é uma das (se não a) mais importantes ferramentas já criadas. Do mesmo modo, não é exagero dizer que ele já mudou a realidade de toda a humanidade. Afinal, qualquer boa empresa já utilizou ou utiliza essa metodologia até hoje! Quando o assunto é Qualidade, então, ela é praticamente obrigatória!

Portanto, é claro não podia faltar um artigo super especial sobre nosso querido PDCA! Assim, hoje, vamos mergulhar mais fundo nesse método e entender como podemos aplicá-lo de maneira eficaz em nossos processos, projetos e ações. Mas antes, um recadinho:

Veja nosso vídeo do PDCA 📽️

Este artigo será um texto mega COMPLETO sobre o PDCA, traremos modo de usar, exemplos, curiosidades e muito mais! Porém, fizemos um vídeo um pouco mais compacto (digamos assim), assim você pode se aprofundar na metodologia e usar até para treinar a equipe.

Vale a pena assistir. Se liga:

PDCA: criador e história da ferramenta

Muitos profissionais atribuem a criação do PDCA a William Edwards Deming, um dos nomes mais importantes da Gestão a Qualidade. Porém, isso é um erro! Vamos entender melhor essa história.

Na verdade, o Ciclo PDCA teve sua origem nos Estados Unidos lá na década de 1920, sendo criado por Walter Andrew Shewhart. Shewhart foi um renomado estatístico, assim como o primeiro “Guru da Qualidade” da humanidade!

Além disso, a ferramenta era um pouco diferente. Ele era, inicialmente, conhecido como ‘Ciclo de Shewhart’ e consistia em três passos essenciais: especificação, produção e inspeção. A ideia era mais ou menos a seguinte:

• Specification (Especificação): definimos o que se espera do processo ou atividade que vamos executar;
• Production (Produção): realizamos a produção ou execução conforme o que definimos na etapa anterior;
• Inspection (Inspeção): inspecionamos o que foi produzido ou executado para saber se a entrega atende ao que foi especificado.

Já neste momento, Shewhart enxergava um processo contínuo (Especificar ➔ Produzir ➔ Inspecionar). Entretanto, ele não usou os termos “Planejar, Executar, Verificar, Agir” (ou similares), assim como estava mais focado no controle da qualidade. 

Deming: difusão e evolução do Ciclo de Shewhart

Tempos depo, um pupilo de Shewhart não só evoluiu o PDCA como também ajudou a difundi-lo mundialmente. Esse pupilo era nada mais nada menos do que Deming! Por isso, muitos acreditam que ele foi o criador da metodologia. O que, se pensarmos bem, não é de todo falso, talvez não seja completamente errado dizer isso. Afinal, Deming revolucionou a ferramenta!

Deming ampliou o escopo do PDCA para muito mais que verificação. Ele incluiu uma nova etapa responsável por movimentar a engrenagem da melhoria, fazendo com que o método evoluísse mais usando a retroalimentação das informações encontradas na Inspection (Inspeção).

Deming também substituiu os nomes de cada etapa, assim como ampliou o uso para qualquer tipo de sistema ou ocasião. Porém, sua contribuição mais importante foi acrescentar maior ciclicidade ao método. Agora, a nova etapa criada por ele se conecta ao inicio de um novo ciclo, impulsionando a melhoria contínua e a correção de falhas.

Além disso, Deming atuou difundindo e ensinando a técnica mundo afora, fazendo da ferramenta peça fundamental para a Gestão da Qualidade e Melhoria Contínua no Japão pós segunda guerra mundial. Por esse motivo, a metodologia ficou conhecida como Ciclo de Deming ou até mesmo Roda de Deming.

Uma curiosidade interessante é que Deming utilizava, na verdade, o termo PDSA. Ele acreditava que o “Study” (estudar) era mais profundo que apenas “Check” (verificar), gerando maior reflexão, aprendizado e, assim, melhoria. Porém, mais tarde, a comunidade japonesa acabou por popularizar o C, assim como conhecemos hoje.

O que é e como utilizar o PDCA?

Como já sabemos, o método PDCA – sigla em inglês para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir) – é uma ferramenta poderosa para gerenciar e otimizar processos organizacionais. Ele foca em melhoria contínua, aumentando a eficácia, a eficiência e a qualidade das entregas, ao mesmo tempo em que reduz os custos operacionais. 

Para isso, a metodologia recorre a 4 etapas básicas. Abaixo, trarei uma citação direta da ISO 9001:2015 que explica o objetivo de cada uma delas. Se liga:

O ciclo PDCA pode ser resumidamente descrito como a seguir:

 

– Plan (planejar): estabelecer os objetivos do sistema e seus processos e os recursos necessários para entregar resultados de acordo com os requisitos dos clientes e com as políticas da organização;

– Do (fazer): implementar o que foi planejado;

– Check (checar): monitorar e (onde aplicável) medir os processos e os produtos e serviços resultantes em relação a políticas, objetivos e requisitos, e reportar os resultados;

– Act (agir): executar ações para melhorar desempenho, conforme necessário.

 

Fonte: ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 9001:2015 – Sistemas de gestão da qualidade: requisitos. Rio de Janeiro: ABNT, 2015. Seção 0.3.2, p. X. (Grifos meus, pessoal!)

O foco da citação acima é a criação de um Sistema de Gestão da Qualidade, porém serve para qualquer outro contexto. Para isso, basta adaptar a etapa do Planejar para o resultado que estamos buscando.

As 4 etapas do PDCA (Planejar, Fazer, Verificar e Agir)

Para executar corretamente o nosso querido PDCA, precisamos dar igual atenção a todas as suas etapas. Afinal, não adianta, por exemplo, ter o melhor planejamento (Plan) do universo se a execução (Do) dos planos falhar. (e já vi isso acontecer MUITAS e MUITAS vezes!)

Por isso, abaixo detalhamos todas as etapas e como você pode executá-las, além de algumas dicas para melhorar a aplicação. Também vou deixar algumas sugestões de ferramentas que podem apoiar cada etapa, tornando a aplicação da ferramenta ainda melhor! Bora lá? 

Plan (Planejar) – projetando o futuro

Se procurarmos no dicionário o significado de planejar, encontraremos definições como “Fazer um plano de”, “Definir antecipadamente um conjunto de ações ou intenções” ou até mesmo “Ter algo como intenção”. (aliás, para quem se interessar, peguei essas definições do Dicionário Priberam, disponível em: https://dicionario.priberam.org/planejar. Acesso em: 12 de maio 2025. 😉)

Essa fase, portanto, tem como intenção projetar o que faremos para atingir os resultados que buscamos. Aqui, deixaremos claras nossas intenções, assim como programaremos as atividades (ações) que realizaremos.

Além disso, na fase de planejamento, é crucial estabelecer metas claras e mensuráveis. Assim como, na definição das atividades a serem realizadas, criar um cronograma e definir responsabilidade é fundamental.

Ferramentas de apoio ao Planejar (PLAN)

Diversas ferramentas podem ser utilizadas para apoiar a fase de planejamento, fazendo com que ela seja mais assertiva. Abaixo, listamos algumas delas e suas funções. Se liga:

• Diagrama de Ishikawa: pode ser utilizado para encontrar a causa raiz de problemas;
• 5 Porquês: idem ao Diagrama de Ishikawa;
• Brainstorming: podemos utilizá-lo para criar formas de agir e direcionar o plano de ação;
• Objetivos ou indicadores SMART: são muito úteis na hora de criar as metas e resultados esperados;
• 5W2H: uma ferramenta prática e muito simples para descrever, organizar e acompanhar os planos de ação;
• Canvas de planejamento: o Canvas é composto por quadros visuais que ajudam a desenhar estratégias de forma colaborativa e estruturada. É um pouco mais complexo, mas pode ser muito útil

Do (Fazer) – colocando a mão na massa!

De certa forma, essa é a fase mais “concreta” do PDCA! Afinal, é aqui que realmente executamos as coisas. Ou seja, com o plano de ações definido e o cronograma organizado, é hora de colocar em prática as atividades planejadas!

Essa fase requer muita disciplina e atenção, pois a execução deve ser cuidadosa e precisa, seguindo as diretrizes estabelecidas na fase de planejamento. Aqui, a clareza nas instruções e a comunicação eficiente são essenciais para garantir que as ações sejam realizadas conforme o planejado.

Além disso, nesta fase é preciso ter maior controle de prazos, assim como um acompanhamento direto das ações e da execução. Isso pode ajudar tanto na manutenção dos prazos quanto da Qualidade das atividades realizadas.

Ferramentas de apoio ao Fazer (Do)

As ferramentas apresentadas no apoio ao planejar têm grande foco em gerar atividades e organizar planos. Já no fazer, o foco é muito mais no controle e comunicação, nos ajudando a manter tudo em dia e dentro do especificados. Vejamos:

• POP (Procedimento Operacional Padrão): os POPs são instruções sobre como realizar uma atividade, sendo muito úteis para garantir que a execução seja feita de acordo com o planejado; 
• Checklists: podem ser listas simples de itens ou aspectos que devem ser checados, seguido ou executados. Podem ser especialmente úteis em situações que envolvem grandes quantidades de itens;
• Folhas de Verificação (Check Sheets): as Folhas de Verificação são espécies de formulários preparados para coletar dados rapidamente durante a execução de algo. Elas permitem o registro simples e organizado de defeitos, falhas, tempos de trabalho, quantidades, etc (e são muito úteis na etapa seguinte, a Verificação);
• Kanban e quadros de gestão à vista: o Kanban permite visualizar muito rapidamente as tarefas do plano de ação e sua situação atual (à fazer – fazendo – feito). Organizando-o em quadros de gestão à vista, é fácil compreender o andamento do plano de ação e tomar boas decisões;
• Reuniões de Acompanhamento (follow-up): encontros rápidos e periódicos para revisar o progresso podem ajudar a corrigir desvios rapidamente e manter o time alinhado, assim como uma reunião semanal (ou mensal) para revisar o andamento das ações e orientar correções.

Check (Verificar) – aprendendo e conferindo os resultados

Após a execução das atividades, é fundamental realizar uma análise criteriosa dos resultados obtidos. Isso envolve diversas análises e possibilidades, mas tem como objetivo principal comparar o desempenho real (o que entregamos) com as metas estabelecidas (o que esperávamos).

Nesta etapa, costumamos identificar desvios, falhas e problemas, pois focamos em avaliar a eficácia das ações realizadas. Isso é fundamental, pois o que identificamos aqui serve de input de melhoria quando formos (re)planejar novas ações. Entretanto, vale a pena lembrar de comemorar também os bons resultados e celebrar o fim do ciclo! 👊🏻😁

Ferramentas de apoios a Verificação (Check)

A utilização de ferramentas é essencial em todas as etapas do PDCA, porém aqui ela é vital! Quanto mais ferramentas utilizarmos, melhor será nossa análise e, assim, coleta de oportunidades de melhoria. Vejamos algumas das possibilidades:

• Gráficos de Controle (Cartas de Controle): esse tipo de gráfico que mostra o comportamento de um processo ao longo do tempo. Eles ajudam a detectar variações anormais e entender se o processo está estável ou descontrolado;
• Auditorias Internas: nossas queridas auditorias são avaliações sistemáticas feitas para verificar a conformidade com os padrões. Elas podem ajudar a checar a aderência ao plano, identificar desvios e até mesmo encontrar oportunidades de melhoria;
• Checklists de Verificação: pode ser interessante usar listas de conferência para revisar se todas as ações planejadas foram realizadas corretamente. Isso ajuda a garantir que nada tenha sido esquecido e comparar o que foi feito com o que foi planejado;
• Objetivos ou indicadores SMART: no planejamento, usamos os indicadores para definir os resultados esperados (metas). Agora, eles servem de parâmetro de controle e comparação com nossas entregas; 
• Relatórios diversos: contar com documentos que apresentam os dados coletados de forma organizada pode ser extremamente útil para interpretar resultados e chegar a conclusões baseadas em evidências;
• Benchmarking ou benchmark: de forma simplificada, eles são a comparação de resultados entre unidades, setores ou concorrentes. Principalmente em projetos e processos novos (com pouca coleta de dados de situações anteriores), eles contribuem para entendermos o desempenho em relação a referências ou práticas de mercado.

Act (Agir) – padronizando, aprendendo e melhorando

Com base na análise dos resultados, é hora de agir! Se alcançamos os objetivos, é possível padronizar as práticas bem-sucedidas e reconhecer as contribuições positivas. Caso não sejam, é necessário identificar as causas dos desvios, realizar correções e implementar melhorias para garantir que o ciclo PDCA seja efetivo e proporcione resultados cada vez melhores.

Se nós usamos o PDCA para organizar um processo, por exemplo, os dados obtidos no Verificar nos ajudam a melhorar a execução. Isso faz com que o processo contínuo melhore cada vez mais e entregue outputs de mais qualidade.

Por outro lado, pode ser que o PDCA tenha sido utilizado para execução de um projeto (algo com começo, meio e fim). Nesse caso, a Verificação serve para coletar erros e melhorar nossa capacidade de planejar e executar novos projetos.

Ferramentas de apoios ao agir (Act)

No agir, é complexo apresentar ferramentas de apoio, pois essa é uma fase de consolidação de aprendizado. Assim, muito se resume à documentação e padronização do que aprendemos, mas podem ser úteis:

• Procedimentos Operacionais (POPs): criar ou atualizar POPs ajuda a formalizar melhorias ou implementar boas práticas. Em alguns casos, a atualização dos procedimentos usados anteriormente basta, porém em outros pode ser melhor redigir um novo documento;
• Fluxogramas: tal qual nos POPs, pode ser que você já esteja utilizando fluxogramas em seu processo ou projeto, assim uma atualização é suficiente. Entretanto, o PDCA pode ser o primeiro contato da empresa com o que está sendo feito. Assim, vale mapear cada etapa de execução e formalizá-las em um fluxograma. Ele poderá ser seguido pelos colaboradores, bem como sua análise pode gerar insights;
• Relatórios e (de) lições aprendidas: manter bons registros das experiências, sucessos e falhas obtidas durante o ciclo PDCA é extremamente útil. Afinal, eles são evidências para auditorias, assim como ajudam a aprender com o passado e prevenir erros futuros;
• Treinamentos ou reciclagens: ao encerrar um ciclo PDCA, muitos aprendizados e mudanças virão a toda. Por isso, precisaremos treinar os colaboradores para garantir que as melhorias, de fato, foram aplicadas e serão seguidas;
• Meios de comunicação: reuniões de repasse, redes internas de intranet, e-mails, chats e até mesmo cartazes e banners podem ser muito úteis. Em resumo, tudo que possa comunicar as novas mudanças e formas de executar os processos ou projetos.

Variações do PDCA ao longo da história 

Ao longo do tempo, diversos autores adaptaram ou renomearam o PDCA. Isso ocorreu por diversos motivos que podem ir desde a contextualização da ferramenta, motivos de tradução ou só capricho mesmo 😅. Vejamos algumas destas “novas formas”:

• SDCA: nesta variação o P de planejamento (plan) é substituído pelo S de “Standart” – do inglês “padronização” (e em português ainda continuaria PDCA mesmo 😅). A substituição aqui busca demonstrar que as atividades planejadas serão, agora, padronizadas, reforçando a mentalidade de processos;
• PDSA: já falamos dela anteriormente, sendo a “queridinha” do Deming. Aqui, o C do “check” é substituído pelo S de “Study”. A ideia aqui é intensificar a 3ª fase do clico, reforçando a necessidade de aprendizado e melhoria continua;
• PDCL: nesta versão, trocamos o A (Act, agir) pelo L de “Learn”. O intuito neste caso é separar a verificação (check) em duas etapas. Aqui, a 3ª etapa do ciclo destina-se muito mais a coleta de dados e informações. Após isso, então, focamos em aprender e analisar as coletas, intensificando a forma como lidamos com as informações e focando muito mais no aprendizado em si;
• Masp: o Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) é uma adaptação do PDCA focada na resolução de problemas. Ele conta com 8 fases bem estruturadas organizadas dentro do ciclo PDCA, desta forma:
  • (P) Identificação do Problema;
  • (P) Observação do Problema;
  • (P) Análise;
  • (P) Plano de Ação;
  • (D) Ação;
  • (C) Verificação;
  • (A) Padronização;
  • (A) Conclusão.

A variação “não importa”, o que importa é a estrutura!

Obviamente, essas variações ganharam força e ainda mais variações (SDCL, SDSL, SDSA e uma verdadeira sopa de letrinhas 🤔). Entretanto, desde que sua equipe compreenda o ciclo e saiba utilizá-lo corretamente, tá tudo certo!

Por exemplo, apenas trocar o C (de check) por S (de Study) não vai, necessariamente, fazer com que as pessoas aprendam mais. Será necessário fazer um treinamento, conscientizar os colaboradores e demonstrar a mudança de foco. É claro que o nome da ferramenta é útil e suas variações surgiram por algum motivo, mas focar estritamente nisso é “mera burocracia”.

O que realmente importa é garantir uma estruturação sistêmica da metodologia, ou seja, algo que esteja na cultura e processos da sua empresa. Dessa forma, evoluímos processos, melhoramos entregas e aplicamos o PDCA com propriedade, consciência e consistência! E é isso que vai revolucionar as coisas!

PDCA automatizado: aliando tradição e tecnologia

O PDCA, como já dito, é a única ferramenta ou metodologia realmente sugerida pela ISO 9001 e é, portanto, fundamental para o SGQ. Ele é uma ferramenta relativamente simples, porém sua aplicação correta envolve MUITA documentação e a integração de DIVERSAS outras ferramentas.

Dessa forma, não podemos dizer que usar corretamente o PDCA é fácil… exceto se você tiver um software que organize tudo isso, integre ferramentas e automatize a criação de documentação, relatórios e dashboards. Ou seja, se você tiver o 8Quali 😁

Com o 8Quali, você conta com um SGQ automatizado baseado na ISO 9001 e, assim no PDCA. Tudo isso sem a necessidade de utilizar ferramentas externas. Você conta com 5W2H, Diagrama de Ishikawa, 5 Porquês, Kanban e muito mais, tudo digital e rastreável. Fora a possibilidade de automatizar lembretes e cobranças.

Se você quer tudo que precisa para a rotina de um SGQ centralizado e fácil, o 8Quali é o que você procura! Clique no botão abaixo e entre em contato para revolucionar sua qualidade:

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As invenções mais importantes da humanidade 🛞

De forma simples e prática, podemos dizer que o método PDCA é uma ferramenta valiosa para promover a melhoria contínua, a eficiência operacional e o alcance de metas organizacionais. Ao entender e aplicar corretamente esse ciclo, as empresas podem otimizar seus processos, identificar oportunidades de aprimoramento e alcançar resultados consistentes e satisfatórios.

Ao longo dos anos, as indústrias e outras organizações que implementaram o Ciclo PDCA experimentaram os benefícios tangíveis dessa abordagem. Além de corrigir problemas, o método também promove uma cultura de prevenção e aprimoramento contínuo de processos e produtos. Isso tudo é um fato indiscutível, porém, a meu ver, é pouco para descrever o PDCA, por isso farei uma analogia meio louca!

Existem invenções que transformaram a história da humanidade, e três delas se destacam:

• a roda nos permitiu ir mais longo 🛞
• a escrita permitiu registrar tudo e aprender com o passado ✍🏻
• os antibióticos nos permitiram tratar doenças 💊

Agora, me diz: o PDCA não é a junção de tudo isso?

Ao literalmente girarmos o PDCA, como uma roda, conseguimos ir mais longe, aprimorando processos e ganhando velocidade. Com suas etapas bem estruturadas e organizadas, conseguimos registrar ações, preservar a história e, assim, aprender com o passado.

Por fim, tudo isso nos ajuda a resolver problemas e “tratar as doenças” organizacionais (ou seja: o PDCA é a Penicilina das empresas, porém sem a dor da aplicação 💉)! O PDCA, minha gente, é a base de um processo funcional. Sem ele nos esquecemos da história, empacamos na estrada e permanecemos doentes.