Inicialmente, o 5S nasceu para ajudar indústrias a serem mais organizadas, econômicas e simples. Isso porque ele não só otimizava a produtividade como também buscava garantir que materiais e equipamentos fossem melhor utilizados. Dessa forma, o 5S ganhou popularidade em pouco tempo e, hoje, algumas das maiores empresas do mundo o utilizam, tais como Toyota, Coca-Cola, Nestlé, Ford e Nike!

Porém, o ambiente limpo e o bem-estar que a metodologia cria logo dominou empresas de todos os ramos, de escritórios a cozinhas de restaurantes. Além disso, muitas pessoas passaram a adotar seus conceitos e levá-los para além das empresas. Com o surgimento de diversas correntes arquitetônicas minimalistas, o 5S acabou emprestando muitas de suas técnicas para a casa e o estilo de vida das pessoas.

De qualquer forma, a metodologia 5S é uma das melhores para assegurar qualidade e eficiência na produção e nos processos. Ela vem ganhando cada vez mais popularidade no Brasil, então é claro que a gente ia falar dela! Por isso, no artigo de hoje, vamos explicar melhor o 5S e cada um dos sensos que compõe essa filosofia! Assim como, falar um pouco das origens desta metodologia tão icônica!

Até o final deste artigo, você vai conhecer intimamente o 5S e será capaz de começar a aplicá-lo na sua empresa (e até mesmo na sua vida pessoal, imagina aquele quarto mega organizado! Não seria legal?). Então já dá uma arrumadinha na mesa, coloque as canetas no lugar e bora começar!

A curiosa construção da história do 5S

A metodologia e a organização dos sensos como conhecemos hoje surgiu no Japão pós Segunda Guerra. Nesta época, o país se encontrava em meio a destroços das batalhas e muita desorganização, tanta na sociedade civil quanto industrial.

Neste contexto extremamente conturbado surgem alguns conceitos que irão dar início ao 5S. A ideia era compreender e aplicar mais organização ao trabalho, orientando a indústria e produzindo mais com menos.

Neste momento, duas propostas ganham destaque: a de Takahashi e Osada e a de Hiroyuki Hirano. Entretanto, a de Hiroyuki se mostra superior por possuir estrutura melhor desenhada, tornando possível melhorar processos com uma série de etapas identificáveis, otimizáveis e sequenciais. Entretanto, ambas as propostas ainda não são o que entendemos hoje como 5S.

Tempos depois, três nomes lendários entram na jogada:

• Sakichi Toyoda (fundador da Toyota);
• Kiichiro Toyoda (filho de Sakichi); e
• Taiichi Ohno (Engenheiro da Toyota)

Os três maiores nomes do TPS (Toyota Production System) vão ao ocidente analisar linhas de produção e processos de grandes empresas. Lá, então, eles analisam a gigante automobilística Ford! Mesmo reconhecendo a magnitude de produção e escala, os três ficaram chocados com os níveis de desperdício, retrabalho e instabilidade na produção.

Por outro lado, Kiichiro visita também a simpática rede de supermercados Piggly Wiggly (que hoje em dia tem cerca de 500 lojas em 18 estados americanos). Lá, Kiichiro fica impressionado com a eficiência e assertividade do sistema de reposição das prateleiras, assim como de reposição dos estoques.

Surgimento da metodologia 5S

Os conhecimentos adquiridos nesta viagem são o estopim de criação dessa metodologia como conhecemos hoje. Junto a eles, Sakichi, Kiichiro e Taiichi “misturam” as contribuições Takahashi e Osada e Hiroyuki Hirano, assim como outras contribuições dos maiores Gurus da Qualidade de todos os tempos, como Deming e Juran.

(P.s.: alguns relatos apontam, inclusive, fortes influencias de Kaoru Ishikawa, considerando-o até mesmo o pai da ferramenta. Nas minhas pesquisas, não encontrei nada de concreto sobre, mas achei válido citar, enfim).

De qualquer forma, são os 3 engenheiros da Toyota que desenvolveram os 5 Sensos da metodologia e, assim contribuíram para a evolução da Qualidade não só no Japão, mas em todo o mundo! Mesmo porque, vale lembrar, o 5S é uma das técnicas que permitiram a criação e execução da produção em just-in-time (JIT), algo vital na indústria moderna. Bem como é considerado a base para a implantação da Qualidade Total (estratégia administrativa cujo o objetivo é gerar a prática e consciência da qualidade em todos os processos da empresa).

Em terras tupiniquins, ou seja, no nosso Brasilzão, o 5S chega formalmente às indústrias em 1991, por meio dos projetos pioneiros de Vicente Falconi (nosso Guru da Qualidade brasileiro!). De lá pra cá, a metodologia vem ganhando cada vez mais força e está presente (ou em implementação) em milhares de empresas nacionais. 

Curiosidade sobre o 5S e sua criação

Há uma curiosidade interessante sobre a criação do nosso querido 5S! Muito, mas muito antes mesmo, do surgimento do 5S no Japão, por volta do século XVI, as “linhas de montagem” da Construção Naval Veneziana já executavam algo parecido com a técnica.

Equipes de construtores venezianos do Arsenale di Venezia (Arsenal de Veneza) já exerciam, de maneira primitiva, algo parecido com alguns conceitos do 5S para entregar navios em cada vez menos tempo e mantendo, ou até aumentando, a qualidade. Devido a isso, eles conseguiam entregar navios de guerra em apenas um dia de construção. Algo impressionante visto que a construção deles, na época, levava semanas ou meses.

Por isso, existem relatos e fontes que até mesmo citam os construtores de Veneza com criadores do 5S. Porém, eles não utilizavam a organização por senso, nem mesmo se dedicaram a sistematizar a reprodutibilidade da técnica. Mesmo que eles não sejam os criadores, é interessante pensar que nossa ambição por organização e melhoria vai muito além da criação do 5S japonês, sendo um anseio humano!

Dessa forma, podemos concluir que aquela sensação gostosa de casa arrumada é realmente centenária, minha gente, ou até mesmo milenar! 😅

Composição dos 5S – os cinco sensos da filosofia

A metodologia chama-se 5S porque é inspirada nos cinco sensos japoneses. Eles são palavras que fazem parte da educação tradicional japonesa desde a infância e estão enraizadas nos valores do povo japonês, refletindo organização, autocuidado e respeito ao coletivo. Essas palavras são:

• Seiri (整理) – Utilização
• Seiton (整頓) – Ordenação
• Seisō (清掃) – Limpeza
• Seiketsu (清潔) – Padronização
• Shitsuke (躾) – Disciplina

Com a popularização da metodologia nos anos 80 e 90, o 5S foi traduzido e adaptado para outras línguas, possibilitando sua aplicação em outros países, mas mantendo a essência da técnica.

Assim, na versão ocidental, (incluindo a “Versão Brasileira Herbert Richers”) mantivemos os “5S” traduzindo-os para palavras que refletissem os mesmos princípios, porém acrescentando o termo “senso” antes delas. Isso permitiu flexibilidade linguística e conservação da importante história do método. Apesar de haver variações de empresa para empresa, ficou mais ou menos assim português:

• Seiri – Senso de organização / utilização / descarte;

• Seiton – Senso de arrumação / ordenação;
• Seisō – Senso de limpeza / higiene;
• Seiketsu – Senso de padronização;
• Shitsuke – Senso de disciplina;

Sobre a tradução dos princípios do 5S

A palavra senso, aqui, tem um significado próximo a “capacidade de pensar”, o que reforça a importância de tê-los como parte da cultura organizacional. Porém, o melhor significado é o mesmo que damos ao termo senso comum, ou seja:

“Conjunto de opiniões ou ideias que são geralmente aceitas numa época e num local determinados”

 

(“senso”, in Dicionário Priberam da Língua Portuguesa, acesso em 26 de maio de 2025.)

Os sensos presentes na metodologia 5S são, portanto, um acordo coletivo aceito pela empresa que o aplica e seus colaboradores. Eles ajudam a orientar as ações do dia a dia, organizar as coisas e manter todos trabalhando em prol de um mesmo objetivo.

Vale dizer que pode haver variações dos sensos a depender da empresa. Isso tanto na tradução quanto na própria aplicação da metodologia. De qualquer forma, o 5S torna a organização mais produtiva, organizada e limpa, trazendo benefícios para todas as partes interessadas!

Legal, não é? 😁 Agora, vejamos cada um desses sensos de forma mais detalhada! Bora lá!

Seiri: Senso de Organização (Utilização ou Descarte)

Nosso primeiro ‘S’ é o senso de organização. Na prática, ele rege principalmente a utilização e descarte no que temos na linha de produção. Sua principal intenção é manter no ambiente de execução dos processos apenas o que é realmente necessário para a realização do trabalho. Ou seja: mantemos o que usamos, descartamos o que não tem utilidade!

O maior benefício deste senso é exatamente manter o local apenas com o que é realmente importante. Isso elimina erros e reduz o tempo de procura das ferramentas ou materiais que serão utilizados.

Além disso, liberamos espaço no local de trabalho. Tudo isso ajuda a focar no essencial e ganhar muita produtividade! Bem como reduz desperdícios e gastos desnecessários com compra e manutenção de coisas que, para começo de conversa, nem precisamos! 

Seiton: Senso de Arrumação (Ordenação)

Até aqui, você já vai ter definido o que tem utilidade para o seu trabalho, certo? Após isso, é a hora de manter o espaço organizado. Então, nosso segundo ‘S’ é o senso de organização e prega que devemos manter cada coisa em seu devido lugar.

Manter tudo ordenado e próximo do local de execução facilita ainda mais o acesso, reduz tempo de procura e atua para evitar erros. Para isso, é interessante, por exemplo, manter os materiais organizados por frequência de uso, assim como em locais identificados por etiquetas e cores.

Além disso, vale ressaltar, todos da equipe precisam saber onde localizar os documentos, materiais, ferramentas, insumos, matérias primas e tudo que for realmente útil. O segundo senso tem como finalidade economizar o tempo do colaborador, assim ele pode utilizar o seu tempo na conclusão das demandas, e não procurando coisas empresa afora.

Seisō – Senso de Limpeza (Higiene)

Até aqui, trabalhamos para determinar o quê deve ser utilizado e onde isso ficará armazenado no local de trabalho. Agora, é hora de garantir o estado de conservação das coisas. Então, nosso terceiro ‘S’ significa limpeza!

Assim, a ideia central deste senso é limpar o ambiente de operação dos processos e mantê-lo limpo. Além disso, devemos também identificar as causas da sujeira e trabalhar para eliminá-las. Isso ajuda a prevenir falhas, aumentar segurança e criar bem-estar em toda empresa.

Algo interessante é que a metodologia 5S instrui que a limpeza do ambiente de trabalho é responsabilidade de todos da empresa, e não apenas dos funcionários da limpeza. Além disso, o Seisō também está relacionado à aparência pessoal e cada colaborador deve apresentar-se com vestimenta de acordo com a sua função na empresa, por exemplo.

Seiketsu – Senso de Padronização;

Nosso quarto ‘S’ é o senso de normalização ou padronização, algo que não poderia faltar, não é? 🤓

Perceba que todos os sensos anteriores fazem parte da rotina da empresa e, por isso, precisam torna-se um hábito de todos os colaboradores. Assim, a padronização tem a função de manter o que foi conquistado. Com ela, criamos regras visuais, checklists, demarcações e rotinas para manter os sensos em dia!

Aqui, nosso principal objetivo é garantir constância, facilitando treinamentos e capacitações, assim como o monitoramento do programa 5S. É aqui que surgem os quadros de gestão à vista, os famosos padrões de cor, as sinalizações e checklists de inspeção diária e por aí vai!

Com a correta padronização, a função de cada um dentro da empresa fica mais simples e nítida, ajudando muito a melhorar a produtividade e a organização!

Shitsuke – Senso de Disciplina

Tudo pronto: Organizado, Ordenado, Limpo e Padronizado! Agora é só esquecer o 5S e colher os frutos, certo? É óbvio que não! Afinal, para prosperar qualquer novo hábito e mantê-lo a longo prazo, a manutenção é fundamental! Por isso, nosso quinto e último ‘S” é o de Disciplina. 

Durante a implementação do programa, será necessária muita conscientização e esforço para mudar a cultura da empresa. Porém, a ideia é tornar o 5S um hábito natural ao longo do tempo. Para isso, é preciso desenvolver cultura, gerar comprometimento e reforçar as responsabilidades individuais e coletivas.

Com o tempo, é possível fazer com que todos pratiquem os 5S sem precisar ser cobrados ou monitorados, mas isso leva tempo. É preciso garantir treinamentos frequentes e apoio, principalmente no início de aplicação da metodologia. Além disso, vale a pena focar em reconhecimento das boas práticas, assim como valorizar líderes que dão exemplo.

Sintetizando os benefícios em utilizar o 5S na sua empresa

A essa altura do campeonato (leia-se deste artigo, hehe) você já entendeu como o 5S é fundamental! Porém, talvez você ainda esteja se perguntando por que aplicar o 5S na sua empresa. Neste caso, na verdade, a resposta é bastante simples: porque funciona!

Em suma, o 5S é muito mais que limpeza e organização. Ele trabalha com o cuidado e busca criar uma cultura de excelência. Se ele é levado a sério, ele funciona! E se ele funciona tudo flui melhor. Bem como proporciona benefícios em todos os setores da empresa. Se liga em mais benefícios:

• Muito mais produtividade e eficiência:
  • otimização do tempo;
  • aumento da produtividade;
  • agilidade para encontrar insumos;
• Maior organização e padronização:
  • ambientes mais organizados e funcionais;
  • padronização das atividades e dos processos;
  • facilidade na limpeza e manutenção;
  • maior controle visual do ambiente;
• Grande redução de perdas e problemas:
  • redução de desperdícios de tempo, materiais e recursos;
  • redução de retrabalho e erros;
  • facilidade na identificação de problemas ou riscos;
• Maior qualidade final e imagem interna da empresa:
  • melhoria na qualidade dos processos, produtos e serviços;
  • melhora do aspecto visual geral da empresa;
  • imagem profissional perante clientes e visitantes;
• Mais segurança e melhor clima organizacional:
  • mais segurança no ambiente de trabalho;
  • clima organizacional mais agradável;
• Mais cultura, mais engajamento:
  • aumento na disciplina e senso de responsabilidade;
  • maior engajamento dos colaboradores;
  • melhoria da cultura e maior senso de participação e coletividade.

Empresas de quais áreas podem utilizar o 5S?

O 5S foi criado em um contexto industrial, em que geralmente há excesso de componentes, muitas ferramentas, máquinas e insumos. Por esse motivo, ainda permanece a crença de que ele só serve para esse contexto.

Entretanto, o principal propósito do 5S é melhorar a vida no trabalho. Assim, ele ajuda a eliminar desperdício, esforços excessivos, problemas com higiene, limpeza e produtividade baixa. Tudo isso, portanto, contribui para tornar o local de trabalho um ambiente favorável para a produtividade e bem-estar. E quais empresas precisam disso? A resposta é TODAS!

Por exemplo, a implantação do 5S em situações que envolvem criatividade, discussão e geração de conhecimento é extremamente benéfica. Afinal, a metodologia ajudar a proporcionar maior construção de pensamentos, bem como foco no que é necessário. Assim, ela ajuda a equipe a se concentrar no que é importante ao invés de se preocuparem com buscar ferramentas ou instrumentos de trabalho.

Dessa forma, o 5S é interessante tanto para indústrias, quando para escritórios, hospitais, escolas e instituições, repartições públicas, restaurantes, auto centers (oficinas), transportadoras, construtoras, etc, etc e etc. E só vou parar por aqui com os exemplos, por que do contrário nunca mais saímos deste artigo! 🤣

Garantindo o 5S nos documentos do SGQ

Você já parou para pensar que os documentos do SGQ (processo, procedimentos, instruções de trabalho, etc) são ferramentas de trabalho? Sabe aquele procedimento que ninguém acha? Ou então aquele documento obsoleto sendo utilizado? Então, tudo problema de 5S de documentos! Não à toa centenas de escritórios estão implementando a técnica!

Dessa forma, garantir o 5S nos Documentos do SGQ não é só uma questão de organização, é uma necessidade estratégica. Se documentos somem, prazos vencem e cópias obsoletas aparecem na auditoria, o problema não é só desorganização… é falta de sistema! Falta de 5S!

Porém, com o módulo de Gestão de Documentos da 8Quali, você automatiza todo o ciclo: elaboração, revisão, aprovação, controle de versões e distribuição da última revisão aos colaboradores, tudo com rastreabilidade, segurança em nuvem e backup diário. Então:

• Adeus planilhas manuais;
• Adeus confusão de cópias;
• Adeus papelada perdida;
• Adeus não conformidades na gestão de documentos!

Tudo isso com recursos que atendem diretamente aos requisitos da ISO 9001, como controle de documentos, acessos, revisões e evidências de comunicação. Ou seja: você não só organiza sua empresa com o 5S, como ainda fortalece sua gestão para certificações! Então, clica no botão abaixo e conversa com o pessoal:

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA

5S: protegendo sondas alienígenas desde o pós-guerra 👽

Há muito anos, surgiu na internet uma teoria muito louca: “canetas BIC são sondas alienígenas”. A brincadeira dizia que elas serviam para coletar informações terráqueas e depois de um tempo voltavam para seus criadores com as “infos” coletadas. Por isso todas as canetas somem do nada e a gente nunca mais as encontra.

A brincadeira rende risadas até hoje. Mais tarde, ela se estendeu até mesmo aos isqueiros da marca. Entretanto, a verdade é que elas só somem mesmo por falta de 5S, haha!

A metodologia, quando bem aplicada, organiza tudo e garante que nada suma, nada se perca, nada fique fora do lugar. Isso assegura organização, praticidade, produtividade e até mesmo mais segurança para as pobres canetas azuis esferográficas. 🤣

No 5S, cada um dos sensos desempenha um papel crucial na aplicação do método, cada “S” possui um significado essencial para o sucesso dessa ferramenta. Em resumo, a metodologia é um processo de melhoria contínua, aplicável a qualquer organização, independentemente de seu tamanho ou segmento. Mais do que isso, pode ser incorporada até mesmo na vida pessoal, promovendo organização e eficiência em diversas áreas.

Então, vale a reflexão! Da próxima vez que uma ferramenta de trabalho sumir misteriosamente, não culpe os ETs… revise seu 5S! Vai ver é só um Seiton ruim feito mesmo!

Afinal, canetas, isqueiros, documentos, rebitadoras, esmerilhadeiras, lanternas, EPIs, paquímetros e até mesmo a produtividade, tudo pode desaparecer onde não existe 5S. Já onde ele reina, até os alienígenas encontram o caminho de volta!