O 5 Porquês é definitivamente uma das metodologias mais utilizadas na análise de causas raízes, tanto no Brasil quanto mundo afora! Essa técnica não só ajuda a estimular o pensamento crítico e sistêmico, como também dá autonomia para nossos colaboradores. Afinal, com pouco treinamento, ela possibilita análises profundas e reflexivas, melhorando a análise das causas e, assim, as ações executadas posteriormente.

Por ser versátil e simples, o 5 Porquês desempenha um papel fundamental em várias rotinas do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Ele pode ajudar na resolução geral de problemas, apontando causas por exemplo. Assim como pode ser o norteador da análise de causas da tratativa de não conformidades. Dessa forma, essa técnica serve não apenas de suporte para tomarmos decisões mais assertivas, como também é uma poderosa forma de alcançarmos a melhoria contínua!

Por esses motivos, resolvemos criar esse SUPER ARTIGO COMPLETO para você! Nele, falaremos sobre tudo que você precisa saber, explicando um pouco sobre a história dessa ferramenta e te ensinando a utilizá-la aí na sua empresa!

Além disso, preparamos também um super vídeo para te ajudar a entender melhor o 5 Porquês. Além de 2 exemplos de aplicação. Este artigo pode, portanto, ser muito útil para aprender sobre a técnica, treinar sua equipe ou apresentar a metodologia (quando necessário e para quem quer que for). Então, já salva esse conteúdo para usar sempre que preciso. E bora para o que interessa! 😉

Assista ao nosso vídeo do 5 Porquês

Antes de continuar a leitura, que tal assistir a um vídeo um pouco mais rápido e direto ao ponto?

Nele, expliquei o que é a técnica dos 5 Porquês, mostrei um dos nossos exemplos práticos e dei mais algumas dicas de como aplicá-lo com a sua equipe! É um ótimo complemento para esse conteúdo, se liga:

 

O que é 5 Porquês, criador e história da ferramenta

A metodologia 5 Porquês é uma ferramenta desenvolvida para encontrar a causa raiz de um problema ou não conformidade. Ela é bastante simples e intuitiva, facilitando sua aplicação, treinamento e utilização. O interessante é que essa facilidade se dá mesmo que com poucos conhecimentos sobre Gestão da Qualidade (algo, por exemplo, muito útil em equipes multidisciplinares!)

Ela foi desenvolvida na década de 1930 por um nome, digamos, “pouco conhecido”: Sakichi Toyoda. Toyoda ganhou a alcunha de “Rei dos Inventores Japoneses”, assim como é considerado o pai da Revolução Industrial Japonesa! (é claro que o “pouco conhecido” é apenas uma brincadeira, só para deixar claro, haha)

Talvez você não conheça Sakichi, mas achou esse nome familiar (“Toyoda”). Isso acontece, nada mais nada menos, porque ele é fundador da Toyota Industries Co. Isso, mesmo, ele fundou a Toyota, empresa multinacional com um braço automobilístico extremamente importante. A montadora é responsável por carros muito famosos e amados no Brasil, tal qual o Corolla e a Hilux, por exemplo.

Objetivo e difusão da ferramenta

De qualquer forma, a ferramenta 5 Porquês foi criada por Toyoda. Seu intuito era facilitar a resolução de problemas entre os colaboradores com o máximo de eficácia e eficiência, mesmo com pouco treinamento ou conhecimento industrial.

Entretanto, mais tarde, na década de 1970, a técnica foi muito difundida e popularizada por Taiichi Ohno. Outro nome extremamente conhecido, Ohno é considerado o maior responsável pela criação do Sistema Toyota de Produção (o TPS – Toyota Production System). Assim como também é criador do sistema Kanban (metodologia simples de gestão de fluxos de trabalho).

Vantagens da metodologia dos 5 Porquês

O método dos 5 Porquês não é o único existente quanto o assunto é análise de causas. Mas por que ele é tão popular então? A resposta está em um conjunto de vantagens únicas que só podem ser encontradas nesta técnica. Vejamos:

• Identificação rápida da causa raiz: mesmo os problemas mais complexos podem ser analisados com a ferramenta, facilitando muito a identificação das causas em pouco tempo de análise;
• Baixo custo de implementação: seu uso não requer grandes investimentos ou ferramentas complexas. Papel e caneta bastam para uma boa aplicação. Um flip chart ou cartolina (colada na parede) podem ajudar a aplicação em equipes;
• Fácil de aprender e implementar: também não é necessário um treinamento extensivo para começar a utilizar a técnica. Com poucos instantes de explicação é possível realizar o 5 Porquês até mesmo com grandes equipes. Inclusive com colaboradores que nunca ouviram falar da técnica;
• Não depende de estatísticas: a metodologia pode ser aplicada sem a necessidade de dados estatísticos complexos ou elaborados. Assim, eliminamos algo que poderia criar barreiras de uso e requisitaria mais tempo e treinamento especializado;
• Integração com outras técnicas: para intensificar sua eficácia, o 5 Porquês pode ser combinado com outras metodologias (como o diagrama de Ishikawa, por exemplo). Assim é possível obter uma análise mais abrangente dos problemas, melhorando os resultados das tratativas e análises.
• Engajamento da equipe: o 5 Porquês é, em síntese, uma técnica de brainstorming, assim incentiva a participação e colaboração de todos os envolvidos na identificação das causas raízes.

Possibilidades de aplicação do 5 Porquês

Como eu já disse no início, essa técnica é extremamente versátil e pode ser usada para resolver qualquer tipo de problemas. Desde administrativos (“de escritório”) até industriais. Seja em processos produtivos ou na prestação de serviços. Apenas a título didático, vou deixar uma lista de possíveis aplicações. O 5 Porquês pode ser utilizado:

• ao investigar causas raízes de não conformidades;
• para entender falhas nos processos organizacionais;
• na análise e compreensão de reclamações de clientes;
• ao analisar problemas diversos (relacionados ou não à Gestão da Qualidade);
• para melhorar a análise de riscos (principalmente das ameaças);
• para ajudar a nortear ações corretivas;
• em reuniões de melhoria contínua e treinamentos;
• e por aí vai, minha gente!

Em resumo, sempre que houver uma relação causa e efeito, é possível aplicar essa metodologia e ela será eficaz! Cabe dizer que, devido a sua abrangência e simplicidade, é preciso tomar alguns cuidados na hora da utilização. Mas falaremos disso mais à frente! 😉

Como utilizar os 5 Porquês na análise de causa raiz?

A ferramenta é relativamente simples. Sua aplicação consiste em perguntar várias vezes seguidas o motivo de um problema estar acontecendo. Isso, é claro, sempre relacionando a pergunta seguinte à causa encontrada na anterior.

Em determinado momento, não será mais possível continuar as perguntas, o que significa que encontramos a causa raiz do problema ou NC. Assim, se essa causa for corrigida ou eliminada, conseguiremos evitar o reaparecimento da não conformidade ou problema (reincidência).

Talvez ainda não esteja muito claro, não é mesmo? Mas calma que já já eu trago um exemplo de aplicação! Tudo bem?

No contexto em que foi criada (década de 30), perguntar 5 (cinco) vezes era, geralmente, a quantidade suficiente para determinar a causa raiz da maioria das situações. Por isso a técnica recebeu o nome de “5” Porquês. Entretanto, é importante ressaltar: pode-se (e deve-se) aumentar a quantidade de perguntas caso a causa raiz não seja encontrada. Ou, caso encontre-a antes, parar no terceiro ou quarto porquê.

Portanto não há uma regra universal para a quantidade de perguntas que é feita, mas é importante fazer os questionamentos até chegar na causa raiz!

Passo a passo para análise de causa raiz

Para facilitar, podemos seguir alguns passos que facilitam o engajamento da equipe e orientam o uso da ferramenta. Para isso, reúna a equipe, deixando claro o objetivo do encontro. Depois:

• Identifique o problema: anote claramente a situação que deseja analisar e contextualize a equipe. Pode ser um problema, uma NC ou um risco, etc.;
• Formule a 1ª pergunta: depois da contextualização, pergunte algo como “Por que o problema ocorreu?” ou “Por que esse ‘evento’ aconteceu?”;
• Faça a 2ª pergunta: depois do brainstorming, transforme a resposta da pergunta anterior em uma nova pergunta. Por exemplo, imagine que a primeira pergunta foi “Por que a máquina quebrou?”. E que a resposta desta pergunta foi: “Porque estava sem manutenção”. Assim, a segunda pergunta seria “Por que a máquina estava sem manutenção?”;
• Repita quantas vezes conseguir: a cada resposta, pergunte novamente “Por que isso aconteceu?” ou “Qual foi a causa dessa ocorrência?”. Sempre transformando a resposta da pergunta anterior na pergunta seguinte;
• Encontrando a causa raiz: continue repetindo esse processo até chegar à causa raiz. Isso acontece quando não é mais possível repetir o porquê. Quando não há mais como transformar a resposta em pergunta. Então, você encontrou a causa raiz! 👏🏻

Geralmente, isso ainda acontece após cinco interações? Talvez, mas pode ser necessário mais ou menos, dependendo da complexidade do problema ou NC. Contexto é tudo, minha gente!

Além disso, SEMPRE reúna uma equipe de pessoas envolvidas no processo e garanta que todos se sintam à vontade para contribuir. Isso fará TODA diferença!

1º Exemplo de aplicação do 5 Porquês

Agora, bora ver um exemplo de como essa metodologia pode ser aplicada. Abaixo, deixarei as perguntas e respostas, como se já tivéssemos nos reunido e executado o 5 Porquês junto de nossa equipe.

Aqui, escolhi o pessoal da manutenção. 🔧🪛 Além disso, imagine que nosso problema aqui era uma “Máquina parada”. Pois isso é algo que prejudica muito a produção e pode até mesmo atrasar entregas.

Análise de problemas isolados

Neste exemplo, também, podemos trabalhar mais voltados à resolução de problemas, mesmo fora de um processo estruturado de tratativa de NCs. Assim, as perguntas e respostas poderiam ser algo como:

1. “Por que a máquina parou?”
   ➡️ O circuito sobrecarregou, queimando um fusível.
2. “Por que o circuito ficou sobrecarregado?”
   ➡️ Houve lubrificação insuficiente nos rolamentos.
3. “Por que houve lubrificação insuficiente nos rolamentos?”
   ➡️ A bomba de óleo da máquina não está circulando óleo suficiente.
4. “Por que a bomba não circula óleo suficiente?”
   ➡️ A entrada da bomba está entupida com aparas de metal.
5. “Por que a entrada da bomba está entupida com aparas de metal?”
   ➡️ Porque não existe nenhum filtro na bomba. [Causa Raiz]

Neste caso, ao nos perguntarmos repetidamente quais as causas do problema, podemos fazer uma análise mais profunda. Assim, resolvemos a ocorrência de forma definitiva, e não apenas superficial.

Pense comigo: uma análise descuidada poderia parar no 1º porquê. Assim, trocamos o fusível, mas a máquina novamente se sobrecarrega, parando de novo. Afinal, a causa raiz (falta de um filtro na bomba) não teria sido solucionada. Ou seja, “apagaríamos o fogo, mas não extinguiríamos a fonte do incêndio”.

Essa é a mágica do 5 Porquês: uma ferramenta simples, mas que proporciona uma análise muito aprofundada!

2º Exemplo de aplicação do 5 Porquês: não conformidade de processo

Agora, imagine que um de nossos clientes mais importantes “recebeu um produto com defeito”! Algo extremamente prejudicial! Aqui, precisamos não só resolver o problema do cliente, mas também evitar que isso ocorra no futuro.

Assim, essa é nossa não conformidade, e precisamos encontrar sua causa raiz! Só assim podemos tratar o problema e evitar que ele ocorra de novo (que a NC reincida)! Ou seja, neste exemplo não temos apenas um problema isolado! 😉

Análise na tratativa de NCs

Neste caso, novamente nos reunirmos, realizamos um brainstorming e aplicamos o 5 Porquês. Então, hipoteticamente, chegamos às seguintes perguntas e respostas:

1. “Por que nosso cliente recebeu um produto com defeito?”
   ➡️ Porque o item foi embalado sem passar pela inspeção final.
2. “Por que o produto não passou pela inspeção final?”
   ➡️ Porque o operador do dia não seguiu o Procedimento Operacional Padrão (POP).
3. “Por que o operador do dia não seguiu o Procedimento Operacional Padrão?”
   ➡️ Porque ele não sabia que o procedimento utilizado tinha sido atualizado recentemente.
4. “Por que o operador não sabia da atualização recente do POP?”
   ➡️ Porque não foi realizado um treinamento após a revisão do procedimento.
5. “Por que o treinamento não foi ministrado ao colaborador?”
   ➡️ Porque não há um processo formal para comunicar atualizações de procedimentos e treinar os envolvidos. [Causa Raiz]

Novamente, encontramos uma situação em que a causa raiz é mais profunda do que aparenta. Portanto, requer uma análise mais detalhada. Tal qual no exemplo anterior, uma análise descuidada “pararia” no 4º porque (por exemplo), determinando que a falta de treinamento era a causa raiz.

Neste caso, treinaríamos o colaborador, resolvendo temporariamente o problema. Afinal, sempre que atualizamos um procedimento, há o risco de o colaborador não receber treinamento. Isso pode fazer com que a não conformidade reincida, ou até mesmo que novas ocorrências surjam. Talvez até mais graves! 💣

Alguns CUIDADOS ESSENCIAIS ao aplicar os 5 Porquês

A metodologia é muito simples, algo que pode ser um problema se a equipe não estiver preparada. Algumas dicas podem fazer a diferença na hora de encontrar a causa raiz e fazer os questionamentos.

Antes de mais nada, é preciso que, nas reuniões em equipe, alguém conduza a metodologia. Essa pessoa deve estar preparada para instigar as pessoas e conduzir as perguntas, garantindo, assim, que chegaremos à verdadeira causa do problema ou NC. Assim, o mediador é diretamente responsável pela qualidade do levantamento.

Empatia e jogo de cintura!

Além disso, nunca use o 5 Porquês como uma forma de caça às bruxas, ou seja, intimidando ou envergonhando as pessoas. Forçando resposta à qualquer custo. Tenha sempre, portanto, empatia e lembre-se de que o foco é melhorar o sistema, não encontrar culpados! Também é bom ter em mente:

• Se a resposta de uma pergunta for muito vaga ou circular (retornando a outra pergunta ou resposta já feita), volte e refine a pergunta anterior. Retome o que já foi levantado e instigue as pessoas a pensar no problema;
• Envolva quem conhece o processo e o executa no dia a dia da empresa. Ninguém melhor do que quem trabalha diariamente com as atividades para dar respostas realistas e voltadas às verdadeiras causas do problema. Também vale a pena colocar colaboradores de outros setores, para dar uma visão diferente, mas isso é algo a “mais” (opcional) e não se pode substituir os operadores, nunca!;
• Não se atenha apenas à causa raiz. Documente também o raciocínio, bem como as perguntas e respostas obtidas ao longo de todo o processo. Assim, você assegura que o aprendizado fique registrado e que a causa raiz possa ser melhor trabalhada posteriormente. Além disso, em caso de falhas, podemos retomar as informações, assim, não errar novamente.

Crianças descobrem o mundo, nós também podemos!

Frequentemente, associamos a técnica dos 5 Porquês às crianças e sua “Fase do Questionamento” (com os pequenos lá pelos 2 ou 5 aninhos). Isso acontece porque as crianças perguntam “Por quê?” para tudo, e questionam muito!

Isso faz parte da descoberta do mundo e do aprendizado. Mas, conforme crescemos, perdemos um pouco dessa curiosidade natural. Nos cercamos de certezas e esquecemos de explorar as situações. Porém, isso faz com que analisemos menos o mundo a nossa volta, e com que erremos muito mais. Além, é claro, de tornar tudo muito mais chato e monótono!

Em resumo, a metodologia dos 5 Porquês é uma ferramenta valiosa para resolver problemas de forma eficaz, ajudando as equipes a identificarem as verdadeiras causas dos problemas e implementarem soluções duradouras. Entretanto, ela é muito mais que isso. Afinal, não há limites para o que podemos nos perguntar e, assim, encontrar cada vez mais pontos de melhoria, erros, falhas ou oportunidades.

Portanto, o 5 Porquês pode ser muito mais do que uma pequena etapa da tratativa de não conformidades. Ou da resolução de problemas. Ela pode ser uma nova forma de entendermos a empresa e seus processos. Afinal, podemos nos perguntar sobre bons resultados.

Por exemplo: Por que conquistamos o cliente X, Y ou Z? Descoberta a causa raiz deste sucesso, por que, então, não a replicar?

Então, volte um pouco à sua “criança interior” e deixe-se questionar mais. Isso vai te mostrar um novo mundo (talvez universo 🤔) de possibilidades!

Dificuldades para documentar e tratar causas raízes

Sabemos que o 5 Porquês é simples e fácil de aplicar, não é mesmo? Entretanto, mesmo assim, nem sempre nos lembramos de documentar os resultados.

Em meio à correria do dia a dia, a causa raiz encontrada NÃO vira plano de ação… então a NC reincide. Quem dirá, então, uma oportunidade de melhoria que apareça em meio às discussões. Muito se perde, impactando diretamente no SGQ, na Qualidade das entregas e até mesmo na satisfação do cliente.

Afinal, convenhamos, o calcanhar de Aquiles de qualquer SGQ é o desperdício de boas informações! Por informações, leia-se, por exemplo, oportunidades de melhoria, falhas em potencial, riscos não identificados, etc, etc, etc…

5 Porquês automatizado: seu SGQ como causa raiz do sucesso!

E é aqui que o 8Quali se destaca: para facilitar a documentação e implementação do SGQ e suas boas práticas. Não só o 5 Porquês, mas diversas outras ferramentas incríveis estão presentes e automatizadas no software: Diagrama de Ishikawa, Kanban, Matriz de Riscos, 5W2H e o próprio PDCA estão ao alcance de 1 único clique!

Ao realizar um 5 Porquês, por exemplo, tudo fica documentado e pode facilmente ser transformado em ações. Garantindo rastreabilidade e controle sobre as tratativas e tudo que for executado. Com o 8Quali você automatiza o seu Sistema de Gestão da Qualidade, eliminando tarefas burocráticas e garantindo que seu tempo vai ser gasto do jeito certo. Ou seja, em atividades que realmente agregam valor para sua empresa!

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