Quando o assunto é plano de ação, nosso querido 5W2H é, sem dúvidas, a ferramenta mais famosa e utilizada do planeta!

Essa técnica pode ser o ponto forte de qualquer projeto, porém também pode ser o calcanhar de Aquiles de qualquer ação! Afinal, não há nada mais desastroso do que uma ferramenta mal aplicada! (ou aplicada de maneira, digamos, simplória)

O maior problema é que a parte boa e ruim disso tudo é que o 5W2H é extremamente simples e fácil de utilizar. Parece confuso, eu sei, mas vamos entender:

• a parte BOA: é extremamente intuitivo e direcionado, basta preencher e seguir o que a ferramenta propõe. É praticamente impossível travar na ferramenta;
• a parte RUIM: essa simplicidade pode, sem a devida reflexão, acabar virando simplismo, algo feito de forma imediatista e cômoda.

Mas calma, calma, calma! No artigo de hoje iremos explicar o que é um bom plano de ação e como usar a ferramenta 5W2H para ter mais eficácia neste processo. Assim você melhora seu planejamento e, desta forma, consegue alcançar os objetivos da sua empresa!

E para já começar com o pé direito, gravamos um mega vídeo sobre a metodologia! Lá, você vê um resumo deste conteúdo. Além de trocarmos uma ideia, você pode usar o vídeo em treinamentos, reuniões e conscientizações! Se liga:

Antes de mais nada: o que é um ‘Plano de Ação’?

De forma geral, um Plano de Ação é um conjunto de tarefas que visam atingir um objetivo. Objetivo este que pode ser corrigir um problema, realizar uma melhoria de processo, fazer uma aquisição, implementar algo e por aí vai.

Por meio dos Planos de Ação, podemos transformar estratégias mais abstratas em algo real, concreto e executável. Assim, com eles, podemos planejar e programar um cronograma, algo que ajuda não só a definir ações como delegar as atividades. Isso tudo, é claro, visando tornar uma ação possível e realizada na prática!

Outra característica importante é que um plano de ação pode ser utilizado por organizações de literalmente qualquer segmento (como indústria, comércio, educação, saúde, etc.). Assim como em todos os setores (administrativo, qualidade, produção, engenharia, manutenção, etc.). Afinal toda empresa planeja e executa projetos e ações!

Vale dizer, também, que os planos de ação são necessários para empresas de todos os portes, porém eles são menos formalizados em organizações de pequeno porte. Nelas, o plano acaba acontecendo sem a utilização de uma ferramenta, o que prejudica o planejamento e, é claro, os resultados. 

De qualquer forma, organizar planos de ação é fundamental para o sucesso das empresas, assim como eles podem ser utilizados até mesmo para planejamentos pessoais. Confesso que já usei para programar umas reformas em casa, haha! Mas continuemos! 😅

Agora sim: o que é 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta gerencial utilizada para planejar projetos e (ou) ações a serem executadas. Sua utilização nas empresas remonta, mais uma vez, as indústrias japonesas do pós-guerra, sendo popularizada nesta época e ganhando o mundo futuramente!

Uma curiosidade interessante é que a técnica foi inspirada no jornalismo dos anos 20. Jornalistas como Herbert Bayard Swope incentivavam o uso de 5 perguntas básicas para descrever acontecimentos, tornando as notícias mais precisas e informativas. Essas perguntas eram o quê, quem, quando, onde e por quê. (Inclusive, é uma pena que o jornalismo de hoje não entenda isso corretamente! Enfim, continuemos!)

Se você já conhece o 5W2H, percebeu que as 5 perguntas base de qualquer boa notícia são, também, todos os ‘W’ (dáblius) da ferramenta. Mais tarde, no Japão, foram acrescentados os 2 ‘H’ (agás), ou seja: How e How much. O como e o quanto!

Então, Voilà, habemus uma ótima ferramenta de planejamento de ações. Assim, conseguimos descrever todas as informações vitais de um plano ou projeto. Tudo isso de forma simples, prática e rápida. Com pouco ou nenhum treinamento, qualquer colaborador era capaz de aplicá-la ou seguir suas instruções!

Agora, vamos nos aprofundar um pouco em cada uma dessas perguntas e entender sua importância!

As 7 perguntas clássicas do 5W2H

O nome 5W2H deriva das iniciais de cada pergunta em inglês! Então, vamos entender como cada uma funciona e vê-las traduzidas em PT-BR:

• What (O quê): aqui, descrevemos o que faremos e o “nome” da ação ou projeto;
• Who (Quem): neste campo listamos quem será responsável por executar a ações. Vale dizer que podemos listar várias ações, assim como podemos ter vários responsáveis diferentes;
• Why (Por que): agora, descrevemos os motivos de executar a ação ou projeto;
• When (Quando): esse é, teoricamente, o campo mais fácil. Aqui descrevemos quando executaremos as ações. Ou seja, listamos datas e prazos;
• Where (Onde): aqui definimos onde as ações ocorrerão (um setor, área, filial, etc). O importante aqui é determinar um local físico, um espaço onde acontecerão as coisas;
• How (Como): hora de descrever como a ação será executada. Precisamos descrever métodos, ferramentas, procedimentos e explicar as formas como faremos as coisas;
• How much (Quanto): Esse é o campo dos dinheiros, no qual estipulamos quanto vai custar a execução da ação ou projeto.

Às vezes, encaramos o 5W2H como um “checklist de atividades”, com prazos e responsáveis. Entretanto ele é muito mais que isso, é uma forma de organizar e trazer mais clareza para o que faremos.

Além disso, a depender de como foi elaborado, ele nem mesmo conterá esse checklist de atividades, tornando necessário usar outra ferramenta de gerenciamento. Aliás, recomendo usar o 5W2H para as diretrizes gerais do projeto e o Kanban para micro gerenciamento das atividades, mas isso é outra história!

Exemplo de plano de ação 5W2H

Para mostrar a ferramenta em ação, criei um exemplo de aplicação. Algo simples e didático. Todos os anos, comemoramos a Semana Mundial da Qualidade, certo? Então, que tal organizar uma palestra para os colaboradores? Veja como ficaria nosso 5W2H preenchido neste caso:

• What? (O quê?): organizar uma palestra sobre a importância da Qualidade (ou o tema do ano);
• Why? (Por quê?): para aumentar a conscientização e engajamento das pessoas nas atividades da Gestão da Qualidade;
• Where? (Onde?): no pátio principal da empresa (ou na sala de treinamento);
• When? (Quando?): no Dia Mundial da Qualidade (segunda quinta-feira de novembro) às 16:00;
• Who? (Quem?): você mesmo ou alguém da empresa (ooou você pode me contratar para palestrar aí, hehe! 😉);
• How? (Como?): preparar apresentação, divulgar um convite por e-mail e redes sociais, entregar um convite impresso para os colaboradores, pregar cartazes sobre a palestra, realizar ensaio prévio, organizar local com cadeiras e providenciar lanche pós palestra;
• How much? (Quanto custa?): R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Compostos por custo interno do palestrante (tempo do colaborador que elaborará a apresentação), aluguel de cadeiras para o pátio, aluguel de equipamentos de som e elaboração do material de divulgação (folders, panfletos, cartazes, etc).

Quanto custará? Uma observação importante!

Apenas para não criar confusão, no campo How Much, precisamos descrever um valor numérico (R$ ou €, por exemplo). Esse valor pode servir tanto como meta de gastos, quanto ser um orçamento prévio (o que é ideal!).

No meu exemplo, eu tirei um valor “hipotético da minha cachola”, mas isso varia muito (mais colaboradores mais folders, por exemplo; talvez não seja necessário equipamento de som, enfim).

Além disso, podemos considerar também o tempo de parada da produção, o custo de cada colaborador “parado”. Coloquei “parado” assim, entre aspas, porque engajamento e capacitação são partes vitais do negócio, NINGUÉM VAI, de fato, estar parado!

Enfim e ou seja, a moral da história é “analise cuidadosamente o seu contexto de operações”!

Novos tempos, novos desafios, novas perguntas

Como vimos, o 5W2H evoluiu do jornalismo para a gestão, ganhando 2 novas perguntas (How e How much)!

Isso porque as metodologias de gestão são organismos vivos que se adaptam, se aprimoram constantemente. Assim, ao longo do tempo, novas demandas surgiram e foram acrescentadas ao 5W2H. Por exemplo:

• Which? (Qual?): podemos usar para especificar ainda mais a natureza de uma ocorrência (produto, componente ou processo em específico). Por exemplo: “Qual produto será (foi) afetado?“;
• What If? (E se?): na fase de planejamento, podemos considerar riscos potenciais de nosso projeto e, assim, criar contingências. Por exemplo, “E se a pessoa responsável por etapa crítica adoecer?“;
• Whom? (Para quem?): qual é o público alvo da ação que estamos executando? Quem serão as pessoas mais beneficiadas? Clientes, colaboradores, fornecedores? Sabendo disso, podemos inclusive e talvez, envolvê-los no planejamento;
• How to measure? (Como medir?): pode ser útil saber como mediremos a eficácia do Plano de Ação. Assim, podemos nos perguntar “Como os resultados serão medidos? Quais serão os indicadores de sucesso?”;
• How Often? (Com que frequência?): no caso de um plano de resolução de problemas, podemos adicionar a frequência temporal em que ele ocorre. Ou podemos acrescentar quantas vezes determinada ação precisa acontecer. Essa pergunta pode ser uma espécie de complemento à pergunta “When?” (Quando?);
• What are the expected results? (Quais são os resultados esperados?): também podemos deixar claros os objetivos e critérios de sucesso, desde o início. Isso ajuda a melhorar tanto o planejamento quanto a execução!

3W6H? 6W3H? 8W5H? “Éuque? 😱” – falando de personalização!

Acima, apresentei apenas algumas novas questões, porém são apenas exemplos (é um rol exemplificativo, e não taxativo). Podem ocorrer novas perguntas, inclusive, advindas do seu processo ou contexto.

Dessa forma, com todas essas novas questões surgindo, é comum encontrar novas nomenclaturas, como 3W6H, 6W3H, 8W4H e outras. São variações da ferramenta clássica (5W2H) usadas para os mais diferentes fins. E isso pode ser muito útil!

Com os exemplos que eu trouxe acima, nossa ferramenta se tornaria um 8W5H! Então não se assuste se vir algum novo conjunto de letras! O que, inclusive, nos leva a um ensinamento / lembrete:

Lembre-se sempre de personalizar o uso de acordo com as necessidades do seu processo e empresa! 😉

Afinal, entender e personalizar as ferramentas de gestão é o que vai garantir assertividade e bons resultados! Assim como é o que vai evitar burocracia!

Os perigos de aplicar o 5W2H – e como aplicá-lo com mais facilidade?

O 5W2H é simples… tão simples que chega ser fácil simplesmente executá-lo de cabeça. A gente decora as perguntas e quando precisa planejar já pensa e responde quase que de forma instantânea, natural. Isso é bom, mas pode trazer 2 problemas graves:

1. Acabamos não refletindo muito, afinal apenas pensamos e executamos. O planejamento pode sair prejudicado ou até mesmo falho. Além disso, não conseguimos transmitir as informações, pois elas estão só na nossa cabeça;
2. Não criamos documentação que nos ajude a revisitar as ações e, ainda mais grave, atestar conformidade. O auditor pede o plano de ação da tratativa da NC tal, e cadê? Não temos, está tudo “na nossa cabeça”.

Por isso, por mais simples que o plano pareça, é interessante formalizá-lo. E é aqui que nós entramos! Com o 8Quali você formaliza seus planos, mantém eles seguros na nuvem e pode acessar tudo com facilidade. Isso, é claro, além de poder atribuir responsáveis e compartilhar as ações (e o plano como um todo) de forma simples, rápida e prática.

Além disso, você pode criar campos personalizados, transformando a ferramenta clássica em um 6W3H ou até mesmo no 8W5H do meu exemplo! Isso faz com que nosso software seja ajustável e ideal para:

• Tratar não conformidades;
• Criar planos para mitigar ou eliminar riscos;
• Executar planos de melhoria;
• Melhorar os registros para as auditorias;
• Gerenciar projetos;
• e por aí vai!

Então pare de sofrer em auditorias e melhore o planejamento da sua empresa junto conosco. Clique no botão abaixo para entrar em contato e descobrir como os Planos de Ação podem evoluir seus processos e transformar seus resultados!

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Aplicações comuns da ferramenta (para que ela serve?)

O 5W2H (e suas variações) é uma ferramenta extremamente versátil e pode ser usado em praticamente todos os contextos. Tanto para planejar ações quanto para compreender determinados tipos de ocorrências.

Ele ajuda a eliminar interpretações subjetivas e simplórias do tipo: “fazer treinamento”, “melhorar processo”, “ajustar procedimento”, dando forma concreta ao que precisa acontecer, quando, como e quem deve executar. Dessa forma, ele pode ser usado para:

• Nos Planos de Ação de não conformidades (tanto para ações imediatas quanto para as corretivas);
• Nas Análises de Causas (para coletar informações que serão usadas no 5 Porquês ou Ishikawa, por exemplo);
• No Planejamento de Projetos (e também no controle);
• No Desdobramento de metas, OKRs, BSC e outras ferramentas estratégicas;
• Nas ações de Melhoria Contínua;
• Nas ações de Padronização de Processos;
• No Planejamento Estratégico, como fonte de informações;
• Nas ações da Gestão de mudanças;
• E por aí vai!

Os erros mais comuns ao usar 5W2H e no planejamento

Além dos riscos já citados (como a falta de formalização), há também um conjunto de erros comuns na aplicação desta ferramenta. Vários deles derivam da facilidade de aplicar a técnica, algo que reduz nossa atenção e, assim, nos induz ao erro.

Conhecer essas dificuldades pode nos tornar mais atentos, então erraremos menos! Vejamos:

• Deixar ações vagas: etapas ou ações como “Fazer treinamento” podem ser muito ambíguas e complexas. Portanto, devemos nos aprofundar dizendo como, quando, para quem, e assim por diante. Assim, vale sempre fazer o correto desdobramento das ações;
• Não definir responsável único: essa é clássica, além de ser um ditado popular: “Cachorro com 2 donos morre de fome”. Assim, nunca determine a “Equipe X” como responsável. Alguém, uma pessoa, tem de ser a dona da atividade!
• Pular o como fazer How (Como): muitas vezes, presumimos que a outra pessoa saberá como nós queremos que a atividade seja feita. Porém, sem especificar o “como”, o risco de interpretações diferentes explode! E não vamos poder cobrar o que não determinamos, não é mesmo?
• Usar o por que? (Why) de forma leviana: sabe quando você pergunta algo como “Por que precisamos fazer isso?” e alguém responde “Porque sim!” ou “Porque a gerência mandou!”. Essas respostas não ajudam em nada, seria melhor não preencher. Esse campo precisa ajudar as pessoas a entender o projeto e sua importância! Então, “Porque precisa!” não é uma justificativa válida;
• Preencher por obrigação, não por reflexão: já falei bastante desse, mas vale reforçar. Quando a gente preenche por preencher, a ferramenta vira burocracia e não planejamento. Então, cuidado com isso! Uma dica é envolver boas pessoas no planejamento, isso ajuda a evitar imediatismos.

Mais uma do beabá da Gestão da Qualidade (e isso é ótimo!)

Convenhamos, nós já estamos acostumados com a sopa de letrinhas na Qualidade. Afinal, é ISO, NBR, PDCA, 5S, KPI, DMAIC, FMEA, SGQ, SGI, SMART, SWOT, BSC, AK47, APQP, CQI, TQM, TPS, TQ, QT, PPR, SIPOC, RNC, NC… Meu Deus, me empolguei, me desculpe, hehe! Mas duvido que você leu todas as siglas! 🤣 Enfim, continuemos!

O 5W2H é mais uma das siglas desse mar de ferramentas, mas isso é muito bom. Quanto mais opções temos, melhor conseguimos agir no contexto em que atuamos. Pode ser confuso aprender todas, mas com tempo e esforço, a gente constrói repertório para lidar com praticamente qualquer situação! Basta sacar a colher do bolso e selecionar as letrinhas!

Bom, para encerrar! O 5W2H pode ser aquele parceiro fiel que ajuda a descomplicar o planejamento e a execução das ações. Se a sopa de letrinhas parece um desafio, ele é aquele ingrediente básico que todo mundo aprende rápido e que faz toda a diferença no resultado final da receita. É um daqueles pratos básicos que traz nutrientes e sabor para a cozinha (ou resultados e clareza para as empresas!).

Afinal, com o 5W2H você transforma uma ideia vaga em um plano claro, estruturado e fácil de executar. Então, um Plano de Ação sem essa ferramenta é igual ao sal, você pode até não usar, mas precisa de um tempero muito melhor para substituir! 😉