Eu amo a Matriz GUT devido a um monte de fatores, mas resumindo, pensa comigo:

• comprar ração para o cachorro;
• assistir à nova temporada de Stranger Things;
• criar um checklist de auditoria interna;
• ir ao supermercado;
• comprar cartolina para as crianças;
• tratar a não conformidade da produção;
• terminar o trabalho da faculdade;
• fazer o relatório de análise crítica;
• ir ao médico;
• marcar auditorias externas;
• procurar palestrante para Semana da Qualidade;
• pesquisar um Software para Gestão da Qualidade (essa eu simplifico para você: 8Quali 😉)
• criar um cronograma de treinamento e conscientização para os colaboradores;
• revisar procedimentos de tratativa de riscos;
• pesquisar o melhor preço para o presente de natal do mozão;
• pesquisar qual a melhor ferramenta de pintura para o hobby de final de semana; 
• organizar a reunião de análise de implementação da ISO 45001;
• e, Meu Deus, tudo mais que nosso backlog de atividades tiver!

Agora, com tudo isso na cabeça, como priorizar? O que fazer primeiro?

Imagine, então, se deparar com uma lista ENORME de não conformidades. Umas 20, 30 por exemplo. Qual tratar primeiro? Qual é mais importante, urgente? Enfim, priorizar não é uma tarefa fácil! Então, é aqui que a Matriz GUT entra!

Hoje, vamos conhecer essa ferramenta incrível e aprender a usá-la para melhorar nossa tomada de decisões! Assim, a priorização vai deixar de ser uma dor de cabeça e se tornar o ponto forte da sua empresa! Então, fica comigo! 

📺 Matriz GUT em Vídeo 

Antes de continuar, se liga nesse vídeo que gravamos! Ele traz a aplicação prática da Matriz GUT de forma mais simplificada! Assim, você pode mandar para as equipes ou passar para os colaboradores. Isso vai te ajudar a treiná-los a usar a ferramenta e conscientizar as pessoas sobre a importância da priorização! 

Vale a pena assistir clicando no card abaixo:

História da ferramenta e criadores da Matriz GUT

As décadas de 60, 70 e 80 foram particularmente férteis para a gestão empresarial. Muitas técnicas e métodos foram criados ou se popularizaram nestes períodos, tal qual nossa ferramenta de hoje.

A famosa Matriz de Priorização GUT nasceu em 1981, proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe. Ambos são famosos especialistas em resolução de problemas, possuindo até mesmo uma metodologia própria, o Método Kepner-Tregoe (KT).

Apesar de a Matriz GUT não ser, necessária e obrigatoriamente, parte do Método KT, ela também pode atuar como ferramenta de resolução de problemas. Assim como podemos usá-la em diversas áreas. Desde sua criação, a ferramenta ganhou popularidade e é usada em empresas do mundo todo.

Vale dizer que essa ferramenta não nasceu especificamente nas teorias da Qualidade e sim como uma forma de priorizar problemas. Entretanto, ela ganhou força mundial, sendo muito difundida e abraçada pela nossa área. Além disso, de forma geral, a Matriz GUT se popularizou muito em terras Tupiniquins a partir da década de 90, impulsionada por gestores e consultores.

O que é Matriz GUT: priorizando Gravidade, Urgência e Tendência!

Falando de forma objetiva, a Matriz GUT é uma ferramenta de priorização que pode ser aplicada nos mais diversos contextos. Ela tem como objetivo auxiliar as empresas a gerenciar e priorizar, principalmente, problemas (como, por exemplo, não conformidades).

Para isso, ela considera 3 (três) variáveis vitais para o processo de priorização. Vejamos:

• Gravidade: este fator está relacionado ao impacto do problema e o quão graves seus danos podem ser. Assim como, avaliamos também sobre quais áreas da empresa eles podem recair, afetando pessoas, resultados, processos, clientes e outras partes interessadas;
• Urgência: aqui, analisamos a relação problema x tempo. Precisamos compreender, portanto, qual é o tempo disponível para resolução ou se é necessário agir mais rapidamente para resolver o problema ou ocorrência;
• Tendência: por fim, a tendência está relacionada ao potencial de crescimento do problema caso ele não seja resolvido. Aqui, procuraremos entender, por exemplo, se ele tende a reduzir, desaparecer ou aumentar ao longo do tempo. Algo que, inclusive, nos ajuda a entender o quão rápido precisamos agir.

Cada uma destas variáveis precisa ser analisada de acordo com o contexto de aplicação. Na prática, isso significa analisar cuidadosamente os processos relacionados, os problemas que estamos trabalhando e, é claro, o contexto da sua empresa e clientes. Além disso, eles podem ser personalizados, mas falaremos disso mais à frente!

Para que serve e onde pode ser aplicada a Matriz GUT?

Apesar de ter nascido para priorizar a resolução de problemas, a Matriz GUT se encaixa em uma série de situações diferentes. Podemos utilizá-la, por exemplo, para priorizar:

• tratativas de não conformidades;
• qual causa raiz atacar primeiro (em um problema complexo multicausal);
• ações e tratativas de riscos operacionais;
• ações corretivas ou projetos de melhoria contínua;
• decisões estratégicas diversas;
• selecionar os melhores colaboradores para uma tarefa complexa;
• avaliação de backlogs ou demandas diversas do SGQ;
• listas de atividades com muitos itens;
• onde alocar recursos organizacionais;
• quais áreas, setores, processos, gargalos, etc. precisam de mais atenção;
• entre uma infinidade de possibilidades.

Além disso, a Matriz GUT é, geralmente, incorporada a outras metodologias. Ela não ajuda, por exemplo, a analisar as causas raízes dos problemas (apenas ajuda a priorizar as tratativas). Assim, ela pode ser incorporada ao P do PDCA, às fases de análise do MASP ou, até mesmo, à fase de Análise da Situação do Método Kepner-Tregoe.

Isso tudo sem contar que, por ser uma ferramenta simples, ela traz vantagens como:

• facilidade na aplicação, já que pode ser aplicada em qualquer área da organização;
• simplicidade para treinar novos usuários, ainda devido à simplicidade;
• solução de problemas mais eficaz, já que a matriz analisa a gravidade e a tendência de os problemas aparecerem e se repetirem;
• maior assertividade na tomada de decisão (na hora de priorizar ações diversas);
• redução de problemas sérios (com maior impacto) de forma mais proativa;
• entre outros benefícios.

Como aplicar a Matriz GUT de priorização?

Como vimos, essa ferramenta é baseada nas variáveis de Gravidade, Urgência e Tendência. Dessa forma, a Matriz GUT estabelece e propõe um método que cria uma tabela e, então, cruza as três variáveis.

Para fazer isso, devemos atribuir uma pontuação a cada variável, tornando cada elemento quantificável. No geral, atribui-se uma nota entre 1 e 5 a cada dimensão. Assim, podemos classificar o que estamos analisando em ordem decrescente. Em outras palavras, quanto maior o número, mais grave, mais urgente e maior o potencial de crescimento (tendência) do problema ou situação.

Além disso, para facilitar a análise, podemos criar critérios ou descrições para cada pontuação que atribuímos. Bora ver um exemplo comum com o aspecto GRAVIDADE:

1. nada grave
2. pouco grave
3. mais ou menos grave
4. relativamente grave
5. muito grave

Ainda pensando no treinamento e compreensão da ferramenta, podemos acrescentar outros aspectos de análise. Podem ser critérios que se adequem ao contexto da sua empresa ou mercado, mas também podem ser aprofundamentos de análise. Vamos acrescentar, por exemplo, o fator “dano ao cliente”. Assim, ficaríamos com algo como:

1. nada grave, pois não afeta o cliente
2. pouco grave, pois há chances de afetar o cliente
3. mais ou menos grave, pois certamente afetará alguns clientes
4. relativamente grave, pois afeta uma grande parcela de clientes
5. muito grave, pois afetará todos os clientes

Ao acrescentarmos esses critérios, é mais fácil atribuir a pontuação e, assim, melhoramos a assertividade da ferramenta! 😉

Fórmula de priorização 🧮

Após a definição dos aspectos, temos uma maneira numérica de analisar cada uma das situações nas quais nos encontramos. Isso porque teremos 3 pontuações em três aspectos diferentes. Agora, basta multiplicá-las para obter um número final de priorização. Para isso, seguimos uma fórmula simples:

Gravidade x Urgência x Tendência = Valor de Priorização

Imagine, por exemplo, que estamos analisando uma não conformidade (NC A) e que suas respectivas notas são:

• NC A ➡️ 5 (Gravidade) x 3 (Urgência) x 1 (Tendência) = 15 (Valor de Priorização)

Aqui, obtemos o número 15 de valor final, algo que, isoladamente, não nos ajuda tanto. Entretanto, quando a comparamos com a análise de outra não conformidade (NC B), começamos a compreender o valor da Matriz GUT. Vejamos:

• NC A ➡️ 5 (Gravidade) x 3 (Urgência) x 1 (Tendência) = 15 (Valor de Priorização)
• NC B ➡️ 5 (Gravidade) x 2 (Urgência) x 3 (Tendência) = 30 (Valor de Priorização)

Agora, percebemos que a NC B, nossa segunda não conformidade, possui o dobro de pontos de priorização em relação à anterior. Isso, na prática, significa que ela pode ser 2 vezes mais problemática que a NC A. Portanto, caso não possamos tratar ambas ao mesmo tempo, a NC B deve ser priorizada!

Criando a tabela de priorização 📊

Se estivermos falando de 2, talvez 3 ocorrências, fazer as contas como eu fiz, em tópicos simples, até pode ajudar. Entretanto, com muitas ocorrências, o ideal é montarmos uma tabela simples. Ela torna as contas mais rápidas, assim como organiza visualmente um grande conjunto de dados. Para isso, criamos uma tabela com 5 colunas:

1. Nome do problema ou ocorrência:
2. Gravidade
3. Urgência
4. Tendência
5. Valor de priorização (resultado)

Ao final, a tabela ficaria mais ou menos dessa forma (resumi os títulos da linha 1 para simplificar a tabela 😉):

1 – Problema	2 – Gravidade	3 – Urgência	4 – Tendência	5 – Resultado

Com todas as análises e cálculos feitas, usaremos a coluna “Resultado” para criar a ordem de priorização. Quanto maior o número presente nela, mais prioritário é o problema ou ocorrência relacionado a ele.

Para fecharmos o conceito, vamos a um exemplo de aplicação! Bora? 

Exemplo de aplicação da Matriz de Priorização GUT

Imagine que produzimos carrinhos de metal (escala 1/64, usei esse exemplo no nosso Super Artigo do Diagrama de Pareto 😉). Imagine, também, que nos encontramos diante de uma série de não conformidades de produção. Para exemplificar, imaginemos alguns erros hipotéticos de processo:

• Falha no processo de inspeção da pintura
• Sequência incorreta no processo de montagem
• Registro incompleto de parâmetros da cabine de pintura
• Processo de fundição sem controle de temperatura documentado
• Falhas na gestão das trocas rápidas (setup)
• Processo de aplicação de decalques sem padronização de referência
• Processo de embalagem sem conferência cruzada

Ao nos depararmos com essa lista, fica difícil entender o que precisamos tratar primeiro, o que é “mais urgente”. Assim, podemos aplicar os parâmetros da Matriz GUT e, assim, fazer uma análise quantificável e assertiva. 

Dessa forma, imaginemos que nos reunimos com a produção e aplicamos a técnica GUT. Após isso, nosso resultado foi algo como (para facilitar, apliquei um filtro “do maior para o menor” na coluna “resultado”):

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Resultado
Sequência incorreta no processo de montagem	4	5	4	80
Processo de fundição sem controle de temperatura documentado	5	4	3	60
Processo de aplicação de decalques sem padronização de referência	4	3	5	60
Falhas na gestão das trocas rápidas (setup)	3	3	5	45
Registro incompleto de parâmetros da cabine de pintura	2	3	2	12
Processo de embalagem sem conferência cruzada	2	2	3	12
Falha no processo de inspeção da pintura	3	3	1	9

 

Interpretando os resultados da tabela GUT

Nosso fator de comparação será sempre a coluna “Resultado”, assim fica claro que nosso problema prioritário é a “Sequência incorreta no processo de montagem”. Assim, ele deverá ser tratado primeiro.

Note também que em segundo lugar temos um empate entre “Processo de fundição sem controle de temperatura documentado” e “Processo de aplicação de decalques sem padronização de referência”. Ambos com 60 pontos. Perceba também que suas pontuações de Gravidade, Urgência e Tendências são diferentes.

Neste caso, precisaremos analisar melhor esses fatores, seja refazendo a análise ou procurando compreender melhor o problema. Além disso, podemos definir categorias com maior peso. Por exemplo, imagine que determinamos previamente que a Tendência seria fator de desempate. Neste caso, o “Processo de aplicação de decalques sem padronização de referência” seria a segunda prioridade, uma vez que possui tendência 5 enquanto o outro problema possui tendência 3.

Não há uma regra universal, assim como cada decisão deve ser fruto de reflexão e compreensão do processo, dos clientes e da cultura da sua empresa. Entretanto, quanto maior a quantidade de situações analisadas, maior a dificuldade, então pode ser interessante definir critérios prévios de desempate.

De qualquer forma, uma análise mais detalhada e focada de todos os fatores em empate é sempre uma boa opção. Principalmente se os empates estiverem no topo dos resultados de valor de priorização.

Personalização da Matriz GUT (seu contexto em jogo!)

Até aqui, foquei em apresentar e explicar o modelo clássico da Matriz GUT, o mais usado e mais comum. Porém, como em praticamente todas as Ferramentas da Qualidade (e da gestão), podemos e devemos personalizar seu uso de acordo com nossos processos. Algo, aliás, muito simples de se fazer na ferramenta de hoje.

Talvez, tenha passado pela sua cabeça que algum desses fatores de análise (Gravidade, Urgência e Tendência) não é tão interessante para o seu processo. Dessa forma, o que você pode fazer é simplesmente trocá-lo. Você pode analisar, por exemplo:

• Gravidade, Urgência e Custo
• Tempo de tratativa, Urgência e Tendência
• Gravidade, disponibilidade de mão de obra e Tendência
• Tempo de tratativa, disponibilidade de mão de obra e Custo

E mesmo que você ache todos os fatores originais úteis, você pode acrescentar mais um deles. Criar uma quarta coluna e analisar, pode exemplo:

• Gravidade, Urgência e Tendência e Custo
• Gravidade, Urgência e Tendência e disponibilidade de mão de obra
• Gravidade, Urgência e Tendência e Tempo de tratativa
• E por aí vai! 😉

Neste segundo caso, só não recomendo criar muitas categorias extras. Além de os resultados serem astronômicos, isso certamente criará análises complexas e dúbias, algo que foge completamente à proposta. Neste caso, 5 (6 no máximo dos máximos dos máximos) já é mais que o suficiente!

O importante, portanto, é compreender que os aspectos analisados devem ser coerentes e importantes para seu processo e empresa. Então, se necessário, não tenha medo de personalizar a GUT!

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Matriz GUT: o segredo da boa aplicação

Assim como em diversas outras ferramentas de gestão, com a GUT também corremos o risco de cair nas armadilhas do simplismo. Conseguimos, sozinhos, aplicar a Matriz GUT em questão de minutos, basta preencher os dados e pronto. Porém, é aqui que mora o perigo!

Entretanto, há um segredo que nos ajuda demais: a aplicação coletiva! Ou seja, precisamos priorizar as não conformidades? Reunimos as pessoas que as tratarão e fazemos as perguntas, preenchemos as variáveis. Quando fazemos isso, discutimos os possíveis efeitos e isso nos faz entender melhor a Gravidade, a Urgência e a Tendência das coisas.

Se não for possível, se não tivermos um processo com muitas pessoas e, mesmo assim, ele for crítico, também há formas. Faça a análise em um dia, depois arquive-a (SE POSSÍVEL, aguarde 7 dias, ou quanto puder). Depois, refaça a análise em outra planilha, sem se basear na anterior. Agora, cruze as informações, comparando o que você colocou antes com o que fez “agora”. O que estiver igual ou parecido: assertivo! O que variar muito, vale reflexão e reanálise. 

Aliadas a critérios bem definidos para as pontuações, ações como essas nos ajudarão a ter um parâmetro melhor e menos focado no momento atual em que estivermos vivendo. Algo que pode ajudar a fugir dos simplismos, em casos mais complexos, e sermos mais assertivos nas análises.

Matriz GUT de priorização: transformando caos em ordem!

Sempre que nos deparamos com muitos problemas, sofremos e nos confundimos: afinal, o que fazer primeiro? Isso é comum em todas as áreas, da empresa à vida pessoal. Para mim, é aqui que a GUT se destaca!

Ao refletirmos sobre os aspectos que iremos avaliar (Gravidade, Urgência e Tendência), começamos a enxergar lógica na priorização. Assim, por mais caótico que possa ser o contexto, começamos encontrar ordem onde antes só havia caos. Mais que isso, ao atribuir notas e pontuações, começamos a delimitar o que é melhor ou pior, o que é mais ou menos grave.

Quando acrescentamos e personalizamos a aplicação, determinamos quais são os parâmetros para tomarmos as melhores decisões. Tudo isso nos tira do olho do furacão, do estado de paralisia decisória, e nos coloca em uma rota de resolução, de ação.

Enfim, aplicar a Matriz GUT em contexto de muitas variáveis é uma forma não só de priorizarmos as coisas, não só de decidir o que fazer primeiro. O que, por si só, convenhamos, já é incrível! Aplicar a Matriz GUT é, portanto, tomar as rédeas de nossas ações de forma centrada, assertiva e focada em fatos e dados! E esse é o maior poder que podemos ter em meio ao caos e confusão! Então, bora aplicar essa ferramenta e tomar as decisões certas! 🤘🏻😉