Quando o assunto é plano de ação, nosso querido 5W2H é, sem dúvidas, a ferramenta mais famosa e utilizada do planeta. E ele pode ser o ponto forte de qualquer projeto, porém também pode ser o calcanhar de Aquiles! Afinal, não há nada mais desastroso do que uma ferramenta mal aplicada!

O problema é que a parte boa e ruim disso tudo é que o 5W2H é extremamente simples e fácil de utilizar. BOA, pois é intuitivo e direcionado, basta preencher e seguir o que a ferramenta propõe. RUIM, porque essa simplicidade pode, sem a devida reflexão, acabar virando simplismo.

Mas calma calma, no artigo de hoje iremos explicar o que é um bom plano de ação, assim como usar a ferramenta 5w2h para ter mais eficácia neste processo. Assim você melhora seu planejamento e, desta forma, consegue alcançar os objetivos da sua empresa. Bora lá? 😉

Antes de mais nada: o que é plano de ação?

De forma geral, um plano de ação é um conjunto de tarefas que visam atingir um objetivo (corrigir um problema, realizar uma melhoria de processo, fazer uma aquisição, implementar algo e por aí vai).

Por meio dos planos de ação, podemos transformar estratégias mais abstratas em algo real, concreto e executável. Com eles, podemos planejar e programar um cronograma de ações, algo que ajuda não só definir como delegar as atividades. Isso tudo, é claro, visando tornar uma ação possível e realizada na prática.

Outra característica importante é que um plano de ação pode ser utilizado por organizações de literalmente qualquer segmento (como indústria, comércio, educação, saúde, etc.). Assim como em todos os setores (administrativo, qualidade, produção, engenharia, manutenção, etc.).

Os planos de ação são necessários para empresas de todos os portes, porém eles são menos formalizados em organizações de pequeno porte. Nelas, o plano acaba acontecendo sem a utilização de uma ferramenta, o que prejudica o planejamento e, é claro, os resultados. 

De qualquer forma, organizar planos de ação é fundamental para o sucesso das empresas, assim como eles podem ser utilizados até mesmo para planejamentos pessoais. Confesso que já usei para programar umas reformas em casa, haha! 😅

Agora: o que é 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta gerencial utilizada para planejar projetos e ações a serem executadas. Sua utilização nas empresas remonta, mais uma vez, das industrias japonesas do pós-guerra, sendo popularizada nesta época.

Uma curiosidade interessante é que a técnica foi inspirada no jornalismo dos anos 20. Jornalistas como Herbert Bayard Swope incentivavam o uso de 5 perguntas básicas para descrever acontecimentos, tornando as notícias mais precisas e informativas. Essas perguntas eram o quê, quem, quando, onde e por quê. Inclusive, é uma pena que o jornalismo de hoje não entenda isso corretamente! Enfim, continuemos!

Se você já conhece o 5W2H, percebeu que as 5 perguntas base de qualquer boa notícia são, também, todos os ‘W’ (dáblius) da ferramenta. Mais tarde, no Japão, foram acrescentados os 2 ‘H’ (agás), ou seja: How e How much.

Voilà, habemus uma ótima ferramenta de planejamento de ações. Assim, conseguimos descrever todas as informações vitais de um plano ou projeto.

As 7 perguntas do 5W2H

Ah, antes que eu me esqueça, o nome 5W2H deriva das iniciais de cada pergunta em inglês! Então, vamos entender como cada uma funciona e vê-las traduzidas em PT-BR, se liga:

• What (O quê): aqui, descrevemos o que faremos e o “nome” da ação ou projeto será executado;
• Who (Quem): neste campo listamos quem será responsável por executar a ações. Vale dizer que podemos listar várias ações, assim como podemos ter vários responsáveis diferentes;
• Why (Porque): agora, descrevemos os motivos de executar a ação ou projeto em questão;
• When (Quando): esse é, teoricamente, o campo mais fácil. Aqui descrevemos quando executaremos as ações. Ou seja, listamos datas e prazos;
• Where (Onde): chegou a hora de definir onde as ações ocorrerão, podendo ser um setor, área, filial, etc. O importante aqui é determinar um local físico, um espaço onde acontecerão as coisas;
• How (Como): hora de descrever como a ação será executada, aqui precisamos descrever métodos, ferramentas e explicar as formas como faremos as coisas;
• How much (Quanto): Esse é o campo dos dinheiros, no qual estipulamos quanto vai custar (R$) a execução da ação ou projeto.

Muita gente encara o 5w2h como um “checklist de atividades”, com prazos e responsáveis. Entretanto ele é muito mais que isso, é uma forma de organizar as coisas e trazer mais clareza para o que faremos.

Além disso, se mal feito, ele nem mesmo conterá esse checklist de atividades, tornando necessária a utilização de outra ferramenta de gerenciamento. Eu, aliás, recomendo usar o 5W2H para as diretrizes gerais do projeto e o Kanban para micro gerenciamento das atividades, mas isso é outra história!

Exemplo de plano de ação 5w2h

Para mostrar a ferramenta em ação, criei um exemplo de aplicação. Como a Semana Mundial da Qualidade está chegando, que tal organizar uma palestra para os colaboradores? Veja como ficaria nosso 5W2H preenchido neste caso:

• What? (O quê?): organizar uma palestra sobre a importância da Qualidade;
• Why? (Por quê?): Para aumentar a conscientização e engajamento das pessoas nas atividades da Gestão da Qualidade;
• Where? (Onde?): no pátio principal da empresa;
• When? (Quando?): no Dia Mundial da Qualidade – 13 de novembro de 2025, às 16:00;
• Who? (Quem?): você mesmo ou alguém da empresa (ooou você pode me contratar para palestrar aí, hehe! 😉);
• How? (Como?): preparar apresentação, divulgar convite por e-mail e redes sociais, entregar convite impresso para os colaboradores, pregar cartazes sobre a palestra, realizar ensaio prévio, organizar local com cadeiras e lanche pós palestra;
• How much? (Quanto custa?): R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Compostos por custo interno do palestrante (tempo do colaborador que elaborará a apresentação), aluguel de cadeiras para o pátio, aluguel de equipamentos de som e elaboração do material de divulgação (folders, panfletos, cartazes, etc).

Uma observação importante: no campo How Much, precisamos descrever um valor numérico. Esse valor pode servir tanto como meta de gastos, quanto ser um orçamento prévio (o que é ideal!).

Eu tirei um valor hipotético da minha cachola, mas isso varia muito (mais colaboradores mais folders, por exemplo; talvez não seja necessário equipamento de som, enfim). Além disso, podemos considerar também o tempo de parada da produção, o custo de cada colaborador “parado”. Coloquei “parado” assim, entre aspas, porque engajamento e capacitação são partes vitais do negócio, NINGUÉM VAI, de fato, estar parado!

Enfim e ou seja, a moral da história é “analise cuidadosamente o seu contexto de operações”!

Mais uma do beabá da Gestão da Qualidade (e isso é ótimo)

Nós já estamos acostumados com a sopa de letrinhas na Qualidade (afinal ISO, NBR, PDCA, 5S, KPI, DMAIC, FMEA, SGQ, SGI, SMART, SWOT, BSC, APQP, CQI, TQM, TPS, TQ, QT, PPR, SIPOC, RNC, NC meu deus, me empolguei, me desculpe, hehe!)

O 5W2H é mais uma das siglas desse mar de ferramentas, mas isso é muito bom. Quanto mais opções temos, melhor conseguimos agir no contexto em que atuamos. Pode ser confuso aprender todas, mas com tempo e esforço, a gente constrói repertório para lidar com praticamente qualquer situação!

Além de quê, é claro, essas ferramentas são incorporadas aos softwares que usamos diariamente. Como o 8Quali, que contém diversas delas automatizadas para você (incluindo o 5W2H). Então clique aqui e marque uma conversa com o pessoal!

Bom, para encerrar! O 5W2H pode ser aquele parceiro fiel que ajuda a descomplicar o planejamento e a execução das ações. Se a sopa de letrinhas parece um desafio, ele é aquele ingrediente básico que todo mundo aprende rápido e que faz toda a diferença no sabor final da receita. Afinal, com ele, você transforma uma ideia vaga em um plano claro, estruturado e fácil de executar. Então, um plano de ação sem essa ferramenta é igual sal, você pode até não usar, mas precisa de um tempero muito melhor para substituir! 😉